Идеи для бизнеса

Расписка о получении трудовой книжки при увольнении – это особый документ, который по сути подтверждает факт передачи трудовой книжки работнику. Он может послужить защитой для работодателя от недобросовестных работников и инициируемых этими людьми споров. Документ должен быть составлен в произвольной форме, единого образца для него нет, однако это не уменьшает значимости данного документа.

Основываясь на нормах законодательства, с того времени, когда произведен прием на работу работника, его трудовая книжка передается этому предприятию или фирме, которая хранит ее с специальном месте.

Кадровик, в его обязан ости включается ведение трудовых книг, и он головой за их ведение, а также хранение. А значит чтобы получить работнику этот документ на руки ему необходимо соблюсти некоторые правила.

Что записано в законе?

Согласно постановлению правительства трудовая книжка считается документом строгой отчётности. А это означает что хранение подобных документов должно проходить соответственно некоторым правилам. Например законодательство говорит о том что хранить подобные документы необходимо либо в отдельной комнате, либо в сейфе.

Кроме того согласно законодательству к самим трудовым, а также к данным которые в ней содержатся может получить доступ только тот человек который занимается их заполнением, то есть кадровик. Для предоставления ему таких законных прав на предприятии издаются специальные документы которые оговаривают полномочия кадровика.

Ещё один человек который может иметь доступ к трудовой книге – это сам работник на имя которого и ведётся данный документ. Однако это делается только в двух исключительных случаях:

• увольнение;
• оформление социальных выплат.

Согласно закону во всех других случаях работник имеет право получить не саму трудовую книжку, а ее заверенную копию и то с разрешения руководства предприятия.

Для чего может потребоваться книжка работнику на время?

За жизнь у человека может быть по сменяно множество мест работы. Однако неизменным спутником работника является трудовая книжка. За оформление трудовой книжки отвечает работодатель к которому устраивается работник впервые. Если это первое рабочее место данного молодого лица, то работодатель обязан позаботится о том чтобы на имя этого работника была заведена трудовая книга. И с этой трудовой книгой работник может в дальнейшем устраиваться на другие места работы. На других рабочих местах эта трудовая книга будет просто дополняться. В трудовой книге записывают даты поступления на работу итоге увольнения, а также указывают статью закона согласно которой производят увольнение данного лица.

Почему работнику не обойтись без трудовой книжки?

Во первых потому, что именно данные из трудовой книжки являются основанием для начисления пенсии. Именно в трудовой записан общий срок стажа работника, а также те должности которые он занимал. Это значит что без трудовой книжки пенсию не начислять. Поэтому так важно предоставить в пенсионный фонд сведения из трудовой книжки. По правилам законодательства в пенсионное передают именно оригинал данного документа.
Второй причиной служит тот факт, что трудовая книга необходима при трудоустройстве. Это обязательный документ. Если трудовой работника ещё нет тогда трудовую книжку заводят на данное лицо. Кроме того через этот документ можно проверить правдивость слов работника при составлении резюме.

Однако нельзя не признать тот факт, что важность трудовой книжки при оформлении пенсии постепенно уменьшается.  Начиная с 2000 года трудовая книжка отходит на второй план из–за внедрения специализированных баз данных в которых содержится информация о работнике, его отчислениях, а также то где он работал и какие должности там занимал.

Однако по–настоящему эта система проявит себя в будущем, когда будет выходить на пенсию то поколение, которое начало свою трудовую деятельность после 2000 года. А это значит что сведения из трудовых книжек для оформления пенсии по прежнему будут оставаться актуальными ещё много лет.

Также не стоит упускать из виду тот факт, что в трудовой книжке указывается место работы человека. Эта информация может оказаться важной при возможном начислении надбавок к пенсии которые положены по закону. Кроме того существует возможность раньше времени выйти на пенсию, например по горячему стажу. А для осуществления данный процедуры понадобится трудовая книжка.

Законом оговаривается всего две ситуации при которых работодатель имеет право выдать трудовую книжку работнику:

• Во–первых, при увольнении работника;
• Во–вторых, если работник занимается оформлением пенсии при том что продолжает трудовую деятельность.

При некоторых ситуациях из ряда вон выходящих трудовую книжку может получить лицо, которое занимается:

• собирается пройти собеседование в другой компании;
• занимается оформлением визы для возможности трудоустройства за границей;
• оформляет загранпаспорт в Федеральной миграционной службе;
• оформляет кредит в банке.

В таких случаях обязательно оформление расписки о получении работником на руки трудовой книжки. В ином случае если трудовую потеряют вся ответственность ляжет на плечи работодателя. А так ответственность за данный документ берет на себя работник.

Хотя законодательством оговорены всего две ситуации при которых работник может получить на руки трудовую книжку, часто различные учреждения все равно не принимают даже заверенную копию трудовой и требуют от человека оригинал данного документа. Так например такой документ частенько требуют при оформлении следующих документов:

Если работник достиг пенсионного возраста планирует выйти на пенсию, но при этом продолжать работать;

• Если работник хочет оформить загранпаспорт;
• Если работник хочет взять кредиты банке;
• Если работник хочет поехать на работу в зарубежье.

Здесь палка в двух концах. Требования эти не имеют под собой законного основания и поэтому по сути своей не подкреплены никакими нормативными актами. Однако и все эти учреждения понять можно. В последнее время участились случаи подделки ксерокопии данного документа. С развитием технологий сделать это всё проще и проще. А вот оригинальный документ защищён специальной голограммой подделать которую не представляется возможным. Поэтому более логичным будет то, что в ближайшее время будет узаконено то, что и так уже практикуется годами.

Для оформления пенсии

Зачастую от работников желающих выйти на пенсию просят предоставить оригинал трудовой книжки. Он необходим пенсионному фонду для оформления пенсии и предварительного подсчёта имеющегося трудового стажа.

Однако на сегодняшний день законодательным аппаратом вынесено решение о том, что если трудовая книжка отсутствует по уважительным причинам, доказать свой стаж работник может при помощи других документов имеющихся в распоряжении.

Такими бумагами могут выступить трудовой договор, лицевые счета и прочее. С помощью этих бумаг можно доказать что данное лицо в определенный период работало на данном предприятии.

Кроме того при форс мажорных ситуациях, когда документы которые могли бы подтвердить факт работы лица в данный период были утрачены, подтверждением может послужить свидетельство двух коллег.

Невзирая на такие нововведения Пенсионный фонд не спешит их внедрять, продолжает требовать оригинал трудовой книжки, что вынуждает кадровиков предприятия идти на уступки и выдавать этот документ на руки работнику после составления расписки.

Часто сложности появляются, когда есть необходимость получить трудовую книжку на руки для предоставления ее в негосударственные учреждения. Эти учреждения могут руководствоваться собственными внутренними правилами для оформления своей документации

Для банка

Для примера, многие современные банки решая вопрос о том давать кредит какому–то конкретному лицу могут потребовать предоставить оригинал документа, хотя закон им такого права не даёт.

Однако у банков есть свои достаточно веские причины по которым они требуют предоставить такие бумаги.

Трудовая книжка может потребоваться банку для того чтобы дать оценку финансовых возможностей данного лица. Например, отсутствие постоянной официальной работы или если работник часто меняет места работы – все это может быть тревожными звоночками для банков и послужить причиной отказа в предоставлении кредита.

Ещё один момент побуждающий банки действовать данным образом это проверка достоверности предоставленной информации. Потому что в современны век технологий состряпать на компьютере копию документа не составит труда. Чего не скажешь об оригинале документа ведь его защищает специальная голограмма.

По закону конечно, у банка нет права требовать предоставить оригинал этого документа. Однако у банка все козыри, именно он задаёт правила и может просто–напросто отказать в предоставлении кредита. Играя на том что работник в данной ситуации является заинтересованной стороной, банк может выдвигать свои требования, вынуждая работников брать под расписку трудовую книжку в отделе кадров. Там зачастую этот документ все таки выдадут на руки, но только когда работник оформит расписку о получении.

Для получения загранпаспорта в Федеральной миграционной службе

На сегодняшний день по законодательным нормам для оформления загранпаспорта в органах Федеральной миграционной службы предоставлять оригинал трудовой книжки не обязательно. Вся эта информация просто записывается в заявлении на получение загранпаспорта. Там необходимо указать информацию о последних 10 годах трудовой деятельности. Однако при этом многие филиалы миграционной службы несмотря на требования закона все равно требуют предоставить оригинал трудовой для сверки данных с записанным в документе.

По сути конечно это прямое нарушение действующего законодательства. Однако мало кто возьмётся оспаривать законность требований государственной миграционной службы тем более инициировать судебное разбирательство. Поэтому большинство просто покорно идут и под расписку берут у своих работодателей данные документы.

Для получения рабочей визы за рубеж

Для этого необходим оригинал трудовой книжки, потому что именно информация из трудовой книжки может служить теми самыми важными исходными данными для оценки работника, его стажа и профессионального опыта работниками иностранных посольств.

Опять таки если говорить о законодательстве Российской Федерации оно не предполагает выдачу работник трудовой книжки с подобной целью. Однако в данном случае речь идёт о зарубежных посольствах которые подчиняются собственному законодательству. И работнику как заинтересованной стороне придется считаться с данным моментом.

Именно это и вынудит работника просить работодателя выдать ему оригинал трудовой книжки на руки для оформления подобных документов.

Правила составления расписки о получении трудовой книжки на руки
Как уже было сказано, за документ несёт ответственность кадровик предприятия и отвечает за сохранность трудовых книжек.

Это значит, что если работник хочет получить на руки этот документ, он должен написать заявление с просьбой о выдаче трудовой книжки, а при получении на руки этого документа составляет и подписывает расписку о получении трудовой книжки, тем самым взяв на себя ответственность за эту бумагу.

Форма и содержание

Невзирая на то что расписка о получении трудовой книжки есть среди перечня документов упомянутых в законодательстве, законом не установлено определенной формы для этого документа.

Потому от расписки требуется чтобы она была составлена в простой письменной форме и в себе содержала некоторую обязательную для данного вида документов информацию. К этой информации относится:

• Название предприятия;
• ФИО работника и его пост на предприятии;
• Само наименование документа – расписка;
• Что послужило причиной в появившейся потребности в трудовой книжке;
• На каких основаниях выдан документ;
• Дата составления и подпись заявителя;
• ФИО и подпись кадровика, выдавшего трудовую книжку.

Кроме того к расписке необходимо приложить ксерокопии всех страниц трудовой книжки, которые заверены мокрой печатью предприятия. Это делается для возможной ситуации, если трудовая книжка будет потеряна, а документ будет необходим например для пенсионного фонда чтобы подтвердить наличие стажа у данного лица.

Как и ко всем официальным документам, к этой бумаге выдвигается требование: написан собственноручно заявителем, без ошибок, помарок и четким разборчивым почерком. В противном случае этот документ может быть признан не действительным.

Невзирая на то что законодательство не предусматривает строгих правил по оформлению расписки для получения на руки трудовой книжки, все же есть ещё некоторые моменты касающиеся оформления документа. Эти правила помогут не нарваться на конфликтные ситуации.

Некоторые работодатели составляют образец для получения на руки работником трудовой книжки. Это позволит избежать ошибок в составлении документа, чтобы не было кто в лес кто по дрова. Кроме того это позволит избежать ошибок в некоторых упомянутых реквизитах, например полное название предприятия.

Также довольно частой практикой является использование подготовленных бланков, в которые нужно вписать только некоторую информацию. Это может быть ФИО работника, причина по которой ему понадобилась трудовая книжка, термин за который обязуется вернуть документ. Паспортные данные, а также номер трудовой книжки указывать не обязательно, эта информация есть в документах предприятия. Однако иногда работник может просить кого то получить трудовую книжку по доверенности, или же после смерти работника, книжку должен получить кто–то из родственников. То в таком случае вся эта информация указывается.

Расписку нужно писать разборчивым почерком без исправлений и ошибок. Написанная от руки расписка, по крайней мере вписанные моменты могут служить доказательством подлинности документа так как может быть примером почерка для сопоставления с образцом.

Как уже говорилось, когда трудовую книжку дают на руки работнику,с нее предварительно снимают ксерокопии с каждой страницы с последующей про штамповкой каждой страницы. Такая копия хранится в архиве компании на случай если работник все таки потеряет оригинал. Ввиду этого, если потерян данный документ обращаться необходимо на последнее место работы.
В ситуации если расписка составлена неаккуратно с множеством ошибок и исправлений, то данный документ теряет свой юридический вес. Есть два немаловажных момента о которых необходимо помнить при составлении подобной расписки.

Первый. Акт приема передачи при получении данного документа. По сути своей не обязательный документ, однако внутренними правилами некоторых предприятий предусмотрено его составление. Расписка может быть альтернативой акта приема передачи, эти два документа могут составляться вместе. Однако никогда акт приема передачи не может заменить расписку. Поэтому если нет расписки о получении то данный документ ни работник ни возможно его доверенное лицо получить не смогут.

Второе. Специфические записи в трудовой книжке. Иногда кроме расписки работник лгут попросить расписаться в записи в трудовой книжке которая как раз и сообщит о том что трудовая книжка была отдана работнику на руки.

В некоторых случаях, образец документа содержит фразу о том что работник не имеет претензий к работодателю в отношении выдачи трудовой книжки. Это делается для дополнительной перестраховки со стороны работодателя чтобы в последствии избежать ненужных разногласий.
Данный документ должен хранится в архиве не меньше чем 50 лет. Кроме нее хранится ксерокопия документа, каждой ее страницы, заверенной печатью и личное дело работника.

Образец расписки о получении трудовой книжки при увольнении

Скачать образец расписки о получении трудовой книжки при увольнении в формате .doc

Источник