Должностная инструкция менеджера по продажам является основным документом, определяющим порядок и механизм его работы. Он раскрывает имеющиеся требования, предъявляемые к кандидатам на должность, содержит перечень непосредственных должностных обязанностей работника, выполняемые функции. Кроме того, определяются права работников, система оценки знаний и основные условия работы.
Содержание
Общие положения
Общие положения должностной инструкции определяют следующее:
Каким образом осуществляется прием менеджера на должность и порядок его увольнения. Как правило, такие действия производятся на основании действующего трудового законодательства, и приказ выносится непосредственным руководителем компании.- Должностное лицо, которому подчиняется менеджер – это может быть либо руководитель отдела, либо директор предприятия или организации.
- Основные требования, предъявляемые к соискателю при приеме на работу – наличие среднего или высшего профессионального образования и стаж работы в течение определенного времени.
Кроме того, существует перечень того, чем должен руководствоваться специалист при выполнении своих должностных обязанностей:
- Порядком организации продаж и сбыта продукции организации.
- Отдельными распоряжениями руководства, а также общими положениями предприятия, касающимися управления реализацией товаров.
- Существующими правилами охраны труда, которые являются общими для всех организаций, функционирующих на территории РФ.
- Непосредственно пунктами своей должностной инструкции.
Документы для скачивания (бесплатно)
- Образец ДИ менеджера по продажам
Соискатель, которого принимают на должность, должен обладать такой информацией:
- Перечнем и содержанием законов и нормативных актов, относящихся к регулированию вопросов сбыта и реализации товаров и услуг.
- Различными материалами, которые содержат правила и основные принципы сбыта и повышения продаж.
- Основные методы работы, осуществляемые как лично менеджером, так и сотрудниками его отдела.
- Принципы организации делопроизводства с учетом особенностей направления работы компании.
- Актуальную информацию, в том числе и полученную из зарубежных источников, по опыту сбыта, анализу деятельности и повышению эффективности труда.
- Систему оценки выполняемой работы.
- Порядок и форму сдачи отчетности, порядок взаимодействия в процессе деятельности подразделения.
- Правила трудового распорядка организации.
Функции и должностные обязанности
Основными функциями, которые должен выполнять менеджер по продажам, а также его должностными обязанностями, согласно инструкции, являются:
- Разработка методик и технологий осуществления продаж товаров.
- Разработка и совершенствование основных схем сбыта продукции в рамках деятельности организации.
- Организация различных мероприятий, направленных на предпродажные действия, основным назначением которых является подготовка к началу сбыта нового товара или сотрудничества с новым контрагентом.
- Создание определенных условий, обеспечивающих удовлетворение текущего спроса на определенную продукцию.
- Осуществление контроля за соблюдением имеющихся пунктов бизнес-планов, которые используются в процессе ведения рабочей деятельности.
- Соблюдение основных условий подписанных с клиентами и контрагентами договоров и соглашений, при необходимости внесение изменений в двухстороннем порядке, которые регистрируются дополнительным соглашением к уже существующему.
- Изучение рынка товаров, сбытом которых занимается менеджер. Такая функция относится не только к тому региону, в котором работает менеджер – при своей работе он обязательно должен использовать результаты соседних регионов и городов для возможности применения каких-либо методов и технологий в своей деятельности.
- Прогнозировать рост продаж и их спад в зависимости от сторонних факторов и соответствующим образом реагировать на подобные изменения.
- Проводить анализ деятельности конкурентов фирмы, особенно специализирующихся на продажах аналогичной продукции и товаров.
- Собирать и обобщать информацию, которая свидетельствует об объемах продаж продукции за определенный промежуток времени, колебаниях как в большую, так и в меньшую сторону, причинах подобных изменений. В связи с этим вынесение предложений вышестоящему руководству или принятие действий в рамках своей компетенции.
- Анализ основных тенденций на рынке сбыта товаров, получение основной информации, касающейся прогноза спроса, а также планируемых выпусках товаров и продукции фирмами-конкурентами.
- Анализ основных потребностей покупателей, изучение основных факторов, влияющих на него, разделение статистики по основным регионам и зонам.
- Разработка схем действий, направленных на проведение различных мероприятий по повышению сбыта того или иного товара. Такая функция выполняется как для общего увеличения продаж, так и для предотвращения планируемого падения интереса к товару.
- Разработка мер по увеличению сбыта путем использования наиболее эффективных материалов и методов, используя при этом передовой опыт конкурентов и прочих компаний, чья специфика деятельности также связана с продажей.
- Упор в работе на создание прочных связей с крупными торговыми сетями. Постоянное поддержание взаимоотношений, проведение акций для постоянных контрагентов, выгоду от которых получает как клиент, так и организация, в которой ведет свою трудовую деятельность менеджер.
- Построение отношений с различными оптовыми компаниями, анализ возможностей сотрудничества, проработка совместно с другими отделами возможной выгоды от подписания договоров с такими контрагентами.
- Выявление среди существующих юридических и физических лиц потенциальных клиентов и установка с ними деловых контактов.
- Ведение переговоров с клиентами любого уровня, поскольку даже мелкая розница в определенном количестве приносит фирмам свою долю дохода.
- Активное участие в разработке ценообразования для клиентов различного уровня. Проведение переговоров с клиентами таким образом, чтобы извлечь максимальную выгоду для своей фирмы в плане цены на товар, но, в то же время, обеспечить возможность сотрудничества на более выгодных для клиента условиях, чем могут предложить конкуренты.
- Проведение непосредственных переговоров о сотрудничестве. В ходе переговоров должно происходить пошаговое обсуждение таких вопросов: донесение до клиента общей информации по товару или группе товаров, которую организация хочет предложить для продажи, представление сведений об основных достоинствах такой продукции, возможно, упоминание о существующих недостатках, но в таком ключе, чтобы они были правдивыми, но в то же время не отпугивали контрагента от сотрудничества. При наличии у клиента каких-либо сомнений относительно необходимости сотрудничества с организацией менеджера, умелое управление правдивой информацией с целью убеждения клиента в обратном. Донесение до потребителя основных положительных моментов сотрудничества в общем, чего клиент может ожидать в перспективе.
- Определение формы расчета, которая будет использоваться при оплате за поставленный товар. В этом случае учитываются как пожелания клиента, так и возможности самой фирмы, сотрудником которой является менеджер по продажам. В таком случае может применяться наличная форма расчетов, безналичная, по чекам, по открытому счету, при помощи банковских переводов. Определение возможности предоставления отсрочки платежа и основных условий погашения долга (через определенное время, при последующей поставке и т.д.).
- Разработка как в пределах своей компетенции, так и совместно с другими отделами системы скидок, выгодных, в первую очередь, своей фирме и таких, которые могут привлечь клиентов к сотрудничеству.
- Организация основной работы и выполняемых действий, которые предшествуют непосредственному подписанию договора с клиентом. Сюда может относиться проработка основных прав и обязанностей одной и второй стороны, определение способов и формы выполнения обязательств, согласование существующих разногласий по основным моментам договоренностей. Анализ документации, предоставленной контрагентами на предмет соответствия ее основным стандартам компании, при необходимости запрос дополнительных бумаг.
- Участие в непосредственном заключении договоров с возможностью последующего ведения клиента и контролем за соблюдением обеими сторонами указанных в соглашении пунктов.
- Контроль вверенных менеджеру контрагентов на предмет своевременной оплаты за поставленный товар. В том случае, если по каким-либо причинам контрагент вовремя не оплачивает поставку, принятие соответствующих мер по устранению такого факта.
- Организация сбора информации по данным от продажи товаров как клиентов, с которыми только заключен договор о сотрудничестве, так и тех, поставка товаров которым осуществляется уже достаточно длительное время.
- При необходимости сопровождение отгрузки товара клиентам, такая деятельность возможна как на начальном этапе сотрудничества, так и на протяжении всего периода работы.
- Анализ данных о качестве поставляемой продукции, сбор и обобщение информации, при необходимости направление претензии производителю. Возможна организация возврата товара, который по каким-либо признакам не может быть реализован и использоваться по своему прямому назначению.
- В случае наличия каких-либо претензий по качеству товаров своевременное реагирование на информацию с целью максимального улаживания конфликта.
- Анализ и реагирование на те события, которые препятствуют повышению спроса на продукцию.
- Контроль всех существующих качественных показателей по упаковке продукции, правилах использования.
- Донесение информации до клиента по условиям продажи продукции, ее хранения и основных условий реализации.
- Поддержание постоянных контактов с существующими клиентами для того, чтобы избежать оттока контрагентов.
- Создание различных информационных баз имеющихся клиентов компании. Такие данные могут представляться в табличной форме и содержать сведения об адресе контрагента, основных реквизитах, в том числе и тех, которые могут содержаться в платежных документах, номера телефонов руководителей и сотрудников контрагентов, с какими можно контактировать по поводу решения различных вопросов, ФИО руководителя, ведущих специалистов. Кроме того, сюда вносят произведенные отгрузки продукции конкретному клиенту, статистику по осуществлению возвратов, историю выполнения текущих платежей и т.д.
- Перезаключение договоров с контрагентами при невозможности пролонгации текущих и желании продолжать сотрудничество.
- Обеспечение участия в проводимых мероприятиях (выставках, ярмарках) для увеличения количества клиентов и повышения объема продаж.
- Участие в проведении рекламных компаний и при необходимости координация выполняемых действий.
Права и ответственность
Менеджер по продажам имеет право на следующее:
- Получение сведений о внутренних изменениях в работе компании, которые касаются непосредственно сотрудника.
- Получение информации о наличии документов, необходимых для работы менеджера.
- Внесение предложений вышестоящему руководству по улучшению принципов работы компании, а также совершенствованию схемы продаж.
- Запрашивание лично или посредством руководителя отчетной информации, касающейся контрагентов, которых ведет менеджер по продажам.
- Требование оказания содействия в рамках выполнения трудовых обязанностей.
Ответственность менеджер может нести за следующее:
- За последствия вынесенных решений, которые были приняты в рамках собственной компетенции без дополнительного одобрения руководством.
- За невыполнение своих должностных обязанностей, определяемых данной инструкцией.
- За нарушение любых законодательных и нормативных актов в процессе своей работы, пусть даже и выполненных для принесения своей фирме большего размера прибыли.
- За причинение своими действиями материального ущерба своей организации при выполнении должностных обязанностей.
- За ухудшение репутации компании, которые привело к снижению продаж или же оттоку контрагентов.
Система отчетов
Применяемая система отчетов о проделанной работе менеджерами направлена на контроль их деятельности, который можно выразить в непосредственной выгоде, так и исключительно проделанной работе. В частности, отчеты могут содержать такую информацию:
- Количество отработанных дней.
- Опоздание.
- Количество совершенных менеджером звонков. Указывается как общий показатель, так и те, которые привели к определенному результату.
- Проведенные встречи с действующими и потенциальными клиентами, которые привели к заключению новых контрактов или увеличению объемов реализации.
- Количество поставленной продукции контрагентам, которых ведет конкретный менеджер.
Особенности
Рассмотрим основные особенности должностей, которые также относятся к процессу реализации товара – старший менеджер и специалист по развитию продаж.
Старший менеджер
Основной особенностью выполнения трудовых обязанностей будет являться общий контроль всех действий, которые выполняют менеджеры среднего звена.
Возможно, старший менеджер будет самостоятельно курировать некоторые проекты и вести крупных клиентов.
В общем, порядок выполнения работы на такой должности определяется в соответствии с внутренними порядками компании, величиной отдела продаж, а также общей структурой как всей компании, так и отдельного подразделения.
Старший менеджер может нести ответственность за ошибки своих подчиненных, возникших из-за недостаточной степени контроля с его стороны.
Специалист по развитию продаж
Должностные обязанности специалиста отдела продаж могут быть более узкими, чем менеджера по продажам и касаться не определенных клиентов фирмы, а каких-либо аспектов работы компании.
С другой стороны, организация также вправе самостоятельно определять их должностные обязанности. К ним может относиться как отдельное проведение аналитических исследований, так и сбор определенных сведений, обобщение данных и т.д.
В данном видео представлена дополнительная информация по составлению должностной инструкции для менеджера по продажам.
Источник: investim.info