Хранение документов ИП: сроки и место, какие документы нужно хранить и что будет при утрате или потере документов

Хранение документов ИП: сроки и место, какие документы нужно хранить и что будет при утрате или потере документов

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про хранение документов ИП.

Из статьи вы узнаете:

  • Обязательно ли хранить документы;
  • Сроки хранения документов;
  • Требования к месту и условиям хранения документов.
  • Опытные предприниматели знают, что даже сам факт отправки документа в архив требует документирования и отчетности. Физическим лицам в своей деятельности необходимо следовать законным предписаниям, согласно которым хранение документов индивидуальных предпринимателей возможно на протяжении установленных сроков.

    Документы и сроки их хранения для ИП

    Обязательному архивированию подлежат следующие документы по срокам хранения:

    • 4 года – текущая бухгалтерская отчетность (учет доходов и расходов, налоговые исчисления и выплаты);
    • 5 лет – первичная бухгалтерская документация по сотрудникам;
    • 6 лет – отчетность по страховым взносам, пенсионным выплатам и по медицинскому страхованию;
    • 75 лет – данные по кадровому составу (личные карточки, трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении сотрудников).

    Сроки хранения документов после закрытия ИП такие же, как у действующего ИП.

    Можно ли выбрать место хранения документов ИП?

    Вопрос, где хранить архивную документацию, каждый предприниматель решает индивидуально. Под архив можно выделить часть помещения в офисе. Многим удобно использовать для хранения документов отдельное помещение, но не чердачное и не подвальное.

    Есть фирмы, которые предлагают услуги по архивированию для крупных компаний. Закон 125-ФЗ определяет условия хранения документации. Место, где расположен архив не должно подвергаться внешним воздействиям. К архиву не должно быть свободного доступа, все содержимое хранилища должно быть четко систематизировано.

    О длительности хранения документов

    Для того чтобы определить, сколько хранить документы ИП, нужно знать к какому типу документации они относятся.

    У каждой фирмы есть перечень типовых документов для архивации. За время деятельности ИП их может накопиться очень много. Связаны они в основном с предписаниями государственных органов, которые контролируют коммерческую деятельность.

    Текущая документация тоже имеет свойство накапливаться каждый день. Одна часть документов связана с трудовыми и кадровыми отношениями, другая часть – с различными видами отчетности.

    Основной документ, касающийся регулирования всех видов деятельности компании, был утвержден в 2010 году. С тех пор к нему вносились лишь несколько поправок в вопросах архивации документов. Начинающие предприниматели нередко задаются вопросом, к чему столько проблем с архивацией и нужна ли она.

    Что будет, если фирма не станет хранить документы?

    Физические лица, которые отказываются хранить документы, или неправильно это делают, совершают административное нарушение, и им грозит штраф (от ст. 13.20 КоАП РФ до ст.5,27. КоАП РФ).

    В зависимости от вида документа срок его хранения варьируется от 5 лет до 75 лет.

    Короткий срок хранения документов длится не больше 10 лет. Это основная масса документации ИП. Она накапливается за это время в больших объемах, поэтому без специальной подготовки документов к архивированию не обойтись.

    При проверке факта хранения всех бумаг контролирующий орган учитывает и место, и условия хранения папок и файлов.

    Что делать при потере или порче документов?

    По-разному складываются рабочие ситуации на фирме, поэтому не исключено, что будут потери каких-то документов. В таком случае составляется акт об утере или порче файлов/папок, который тоже должен храниться отдельно. Потеря и порча документов может случиться по независящим причинам, например, из-за пожара или затопления помещения.

    Обычно, руководство фирмы хранит отдельно электронные копии файлов и данных на случай непредвиденных ситуаций.

    Любую информацию, из-за потери бумаг или в связи с окончанием срока хранения данных, можно восполнить за счет других документов. Например, при потере лицевых счетов, которые хранятся 75 лет, можно использовать расчетно-платежные ведомости с 5-летним сроком хранения. Приказы на сотрудников заменят копии этих документов.

    При порче документов пишется справка с перечнем и обозначением вида утерянного документа, периодом его составления, причиной утраты в соответствии со сроком хранения документов ИП.

    Что делать при утрате документов с не истекшим сроком давности, а также с теми бумагами, которые не фиксировались для оформления?

    Здесь многое зависит от цели восстановления документа. Например, это может быть связано с проверкой профессиональной деятельности ИП. В таком случае на восстановление документа будет потрачено время, силы и средства. Нужно будет собирать подписи и т. д.

    Можно сделать идентичные документы, но для этого сначала делается аудит компании, чтобы выяснить текущее состояние дел. По его результатам составляется акт, а в нем фиксируются все упущения. Такая схема поможет определить уровень, на котором находится фирма по ведению документации.

    Аудит также поможет определить, на восстановление каких документов придется потратить силы, а какие документы можно не учитывать. В приоритете первичные документы, которые имеют длительный срок хранения.