Как хранить договоры

Условия хранения договоров, заключенных предприятием, не регламентировано отраслевыми стандартами и нормами, поэтому часто возникает вопрос о том, как избежать их потерю и организовать правильно хранение и учет. Самым разумным решением этого вопроса будет издание корпоративного акта конкретного предприятия, в котором будут оговорен порядок подготовки, заключения и хранения этих документов.

Как хранить договоры

Если ваше предприятие много работает со сторонними организациями и количество заключаемых договоров значительно, то есть смысл поручить их хранение отделу делопроизводства или канцелярии. Это достаточно удобно, поскольку именно в канцелярии регистрируются все подписываемые руководителем и присланные контрагентами документы. После регистрации оформленного договора, работники канцелярии должны делать необходимое количество копий и разнести их по ответственным исполнителям, а оригиналы документов хранить в специально отведенном месте.

Если ваше предприятие невелико и отдела делопроизводства у вас нет, как нет и ответственного делопроизводителя, то важные, но редко используемые договора, например, на аренду или приобретение недвижимости, есть смысл хранить в юридическом отделе вместе с учредительными и правоустанавливающими документами компании. В бухгалтерию, которая производит расчеты по ним, следует предоставить копии этих договоров. Там же, в бухгалтерии, хранить и договоры на поставку, услуги и выполнение работ как один из видов первичной бухгалтерской документации, требующий контроля расчетов, сроков оплаты или постоянной периодической оплаты (коммунальные платежи, связь).

В любом случае все договора должны иметь свою, внутреннюю регистрацию и каждому из них должен быть присвоен номер, по которому он будет внесен в электронный журнал регистрации договоров. Этот журнал можно сделать в электронных таблицах Excel. Кроме электронного журнала необходимо вести в бумажном виде журнал учета выдачи этих договоров, в котором будет отражаться, когда и кому из ответственных исполнителей был выдан на руки оригинал договора. В этом журнале должны быть предусмотрены поля для подписи ответственного исполнителя, подтверждающие факт получения и сдачи договора на ответственное хранение.

Опишите порядок работы с договорами в Положении о порядке подготовки, заключения и хранения договоров и утвердите его руководителем предприятия.

Видео по теме

Понравилась статья? Поделить с друзьями:


Adblock detector