Деловая переписка требует деликатности, тем более когда дело касается писем поставщику, ведь причиной обращения может стать неисполнение обязательств не только с его стороны, но и со стороны вашей организации.
Если вы впервые обращаетесь к поставщику с намерением заказать у него товары, используйте установленную этой организацией стандартную форму заявления на доставку продукции. Если это заявление не выложено в электронном виде на сайте организации, пишите письмо в свободном стиле.
В случае заказа нескольких видов продукции в разном количестве оформите заказ в виде таблицы с указанием наименования, артикула, цвета изделия, если необходимо. Пропишите обязательства по оплате заказанных товаров, предоставьте поставщику реквизиты вашей организации, на основании этих данных поставщик составит договор. В конце письма выразите свои надежды на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.
Если ваше письмо поставщику касается ненадлежащего исполнения им обязательств по контракту, несвоевременной доставки товаров или товаров не того качества, сорта или вида, используйте обороты «Настоящим письмом извещаем вас…», «Сообщаем вам…». Четко пропишите причину, по которой вы не можете принять отгруженный товар. Обратитесь к контракту или договору-заявке, где указано, сколько единиц и какого именно товара поставщик должен был вам отправить. В этом случае поставщику проще будет исправить свою ошибку.
Если ваше письмо касается невозможности оплаты товара в установленные контрактом сроки, уведомите об этом поставщика в максимально мягкой, но в то же время официальной форме. Используйте обороты «Приносим свои извинения за задержку оплаты…», «В силу сложившихся обстоятельств мы не можем оплатить счета в срок до…».
Сообщите контрагенту, в какие именно сроки вы намерены погасить задолженность перед ним, и что это обязательство будет гарантированно выполнено вашей организацией. В конце письма выразите надежду, что данный эпизод не повлияет на ваши длительные партнерские отношения.
Сложности деловой переписки знакомы многим. При составлении письменного обращения к своим поставщикам нельзя упускать ни одной мелочи. Именно от правильно составленного письма порой зависит, каким образом будут развиваться дальнейшие отношения с компанией.
- Реквизиты компании;
- реквизиты адресата;
- регламент компании о ведении деловой переписки;
- договор поставки;
- законодательство РФ (гражданский кодекс).
При составлении письма поставщику, первым делом следует написать гриф с указанием реквизитов компании. Безликое письмо может не оказать никакого влияния на адресата. Правильно оформляйте наименование организации, если есть необходимость, напишите подразделение и должность лица, которое обращается к поставщику. Реквизиты организации следует указать в начале и конце письма. Здесь должны присутствовать юридический и физический адрес, номер телефона. Кроме того, напишите, к кому это письмо адресовано.
Обязательно укажите, на основании каких документов действует сотрудничество между организациями. Так адресат быстрее найдет нужные документы и поймет, о чем идет речь в тексте письма.
Обращайтесь к адресату уважительно, если знаете имя и отчество, то желательно адресата называть в письме именно так. Изложите в теле письма суть вашего обращения. Следует подробно, в датах и фактах описать все необходимые детали. Завершите письма сообщением о том, чего именно вы хотите от поставщика. Конкретно и адресно пишите ваши требования, просьбу, обращение. Нельзя допускать неоднозначности сказанного, потому как на неоднозначные фразы может последовать неправильная реакция.
Подпишитесь в конце текста. Проставьте дату обращения, также нужна подпись. В большинстве случаев письмо поставщику заверяется фирменной печатью или штампом. В некоторых организациях существует регламент, уточните, есть ли в вашей организации такой норматив.
Распечатайте два экземпляра письма, чтобы текст и дата письма в любой нужный момент были под рукой, желательно подшить копию в исходящие документы.
Обратите внимание
Требуйте от поставщика не только устной, но и письменной реакции от поставщика — так вы защитите себя от различного рода двусмысленных ситуаций.
Полезный совет
Всегда уважительно относитесь к партнерам по бизнесу. Официальное письмо позволяет документировать проводимые переговоры, фиксировать достигнутые условия.
Соблюдайте все правила деловой переписки, а также действуйте согласно законодательству и регламенту фирмы. Именно руководствуясь этими знаниями, добейтесь уважительных и прекрасных отношений с поставщиком.
В настоящее время письма уже становятся редкостью и уходят в прошлое. Однако это не относится к деловой переписке. Официальное письмо – это документ, с помощью которого устанавливаются контакты и фиксируются все основные этапы деловых взаимоотношений. Умение правильно составить деловое послание отражает квалификацию оппонента и всей фирмы.
- — листок бумаги
- — ручка или компьютер с принтером
Пользуйтесь официальными бланками фирмы для написания делового письма. Независимо от того, в электронном виде или от руки написан документ, в нем обязательно должен содержаться логотип фирмы-отправителя. Кроме того, на бланке необходимо указать телефоны, факс, адрес сайта и электронной почты и почтовый адрес фирмы. Не забывайте оставлять поля по краям, которые необходимы для того, чтобы была обеспечена возможность подшивки в архивную папку: 3 см с левой стороны и 1,5 см – с правой.
Придерживайтесь при составлении письма официального стиля. Деловой документ должен быть однозначным. В электронном письме обязательно указывайте тему. Не используйте смайлики в деловой переписке. В случае продолжения переписки необходимо оставлять в виде цитирования письмо, на которое пишется ответ. Не обязательно цитировать весь текст целиком, можно ограничиться лишь теми фрагментами, на которые составляются ответы. В таком случае оппоненту будет проще уловить связь между вашим ответом и его письмом.
Начинайте деловое письмо с вежливого обращения, к примеру: «Уважаемый Иван Петрович!». Обращение необходимо располагать по центру страницы. Имя пишут полностью, использование инициалов в этом случае неприемлемо. Затем следует вступительная часть, где должна быть кратко сформулирована цель письма. Основная часть документа является следующим разделом, в котором подробнее указываются пути решения основных вопросов. Завершением выступает подведение итогов, а также обращение к адресату с изложением ожиданий отправителя от адресата или с конкретным предложением для решения вопроса, рассмотренного в письме.
Будьте максимально корректным в заключительной части. Ни в коем случае не принимайте решений за своего адресата. Лучше выразите надежду на то, что проблема решится наилучшим на ваш взгляд образом. Неэтично торопить адресата, используя такие слова, как «незамедлительно» и «срочно». Воспользуйтесь более корректной формой: «Прошу дать ответ в такие-то сроки». В деловом письме подпись должна иметь официальную форму. К примеру: «С Уважением, Иван Сергеевич Васильев». Указывайте также в подписи свою должность, контактную информацию и название фирмы.