Идеи для бизнеса

Личная карта сотрудника считается крайне важной базой для формирования картотеки всех без исключения работников организации. В обязательном порядке она должна находиться на хранении в картотеки строго по алфавиту.

При огромном числе наемного штата сотрудников допускается возможность структурировать личные карты по подразделениям. Четкого законного требования к оформлению нет, однако есть одно условие – карточка должна быть заполнена по форме Т-2.

Форма

Личная карта должна быть заполнена по форме Т-2, которая включает в себя 4 страницы. Все сведения разделяются на 11 блоков.

Обязательно карту должен заполнять сотрудник отдела кадров. При его отсутствии обязанности по заполнению берет на себя руководство организации.

Разработанная форма содержит в себе несколько немаловажных особенностей:

• первые 2 страницы должны быть заполнены в период зачисление сотрудника на должность, а последующие 2 – в период его трудовой деятельности;
• карточка формируется на основании ряда документации, которую предоставляет будущий сотрудник компании;
• для простоты и удобства формирования карточки допускается возможность использования программного обеспечения;
• категорически запрещается заносить все необходимые сведения в документ самим работником.

От обязательного формирования карточки наемного сотрудника по законодательству РФ освобождаются исключительно индивидуальные предприниматели. Однако нередко они по собственной инициативе начинают их учет с целью дальнейшего применения в управленческой деятельности.

Вкладной лист

Согласно с 3 и 8 разделом в личной карте указываются все необходимые сведения о приеме, переводе на новую должность либо о предоставлении отпусков.

Спустя некоторое время в личных картах заканчиваются свободные листы. Для возможности продолжить ведение документации необходимо будет завести вкладной лист.

По сути, такой вкладыш отображает идентичные поля недостающего третьего раздела, что и основная форма Т-2.

Стоит отметить, что законодательством РФ допускается возможность заведения нескольких вкладышей по мере необходимости.

В нем отображаются такие сведения как:

• дата занесения информации;
• наименование структурного подразделения, в которое переводится наемный рабочий;
• полное название должности рабочего (с указанием разряда, класса, квалификации);
• установленная тарифная ставка по занимаемой должности;
• на каком основании был назначен рабочий на должность (к примеру, согласно Приказу №..);
• подпись сотрудника, на которого оформлен вкладыш (служит подтверждением составленных сведений и ознакомлением с ними сотрудника).

Важно помнить: этот раздел составляется параллельно сведениям о смене трудовой деятельности либо же переводе на новую должность по трудовой книжке. Любые видоизменения осуществляются в обязательном порядке с ознакомлением рабочего и простановкой его подписи.

Порядок заполнения и требования

Рассмотрим порядок заполнения по каждому разделу отдельно.

Общая информация

В данном разделе должны быть указаны паспортные сведения наемного рабочего. Заносить информацию необходимо разборчивым почерком без каких-либо сокращений.

Основные особенности, о которых нужно знать, заключаются в следующем:

1. Дата рождение указывается в формате число/месяц/год, пример — 10 мая 1990 год, а в графе «Код» необходимо продублировать в формате ДД.ММ.ГГ (10.05.90).
2. Информация о месте рождения не должна быть длинною более 100 символов. Допускается возможность сокращать по географическому признаку (гор., обл., и так далее). Если речь идет о селе, кишлаке, ауле – лучше писать без сокращений.
3. При наличии двойного гражданства лучшим вариантом станет указание страны, гражданином которой является наемный рабочий.
4. Наименование учебного учреждения (где до этого обучался сотрудник) допускается к сокращению без какого-либо ущерба по смыслу.
5. Суммарный стаж подсчитывается исходя из утвержденной Инструкции Постановлением Правительства №192.
6. Инициалы членов семьи должны быть указаны без каких-либо сокращений.
7. Если адрес проживания и прописка не различаются, информация не подлежит дублированию. Иными словами второе поле может остаться пустым.

Наиболее сложным подпунктом первого раздела являются кодировки. Допускать какие-либо ошибки недопустимо:

• ОКАТО – код населенного пункта, который был утвержден Постановлением Госстандарта №413;
• ОКИН – код, в котором содержится информация о гражданстве наемного рабочего;
• ОКСО – код отображения профессии либо же специальности, которая была получена по завершению образовательного учреждения;
• ОКПДТР – дополнительная форма для отображения кода относительно специального наемного рабочего.

Полным доступом к кодировкам обладают исключительно сотрудники отдела кадров. Таким образом требовать их с наемного рабочего никто не должен.

Информация о военном учете

Для указания сведений в рассматриваемом разделе, необходимо использовать документацию по военному учету.

Особенности:

• 1 пункт не подлежит заполнению, если будущий работник является офицером запаса;
• в 3 пункте не допускаются какие-либо сокращения;
• обязательно полностью заполоненный раздел должен быть проверен и подписан инспектором по кадрам;
• помимо подписи необходимо будет обозначать инициалы инспектора по кадрам;
• наемный рабочий, на которого формируется этот документ, должен его подписывать собственноручно.

По сути, этот раздел прост в заполнении и каких-либо нюансов нет.

Поступление на работу и переводы

От данного раздела напрямую зависит суммарный стаж работы, поэтому категорически запрещается наличие в нем ошибок и помарок.

Основным полем является приказ руководства компании. Все сведения данного раздела подлежат дублированию в трудовой книжке.

Аттестация

Основным пунктом этого раздела по праву считается «Решение комиссии». В данном поле необходимо будет отразить официальную формулировку, к примеру «соответствует занимаемой должности в полной мере».

Если же наемный рабочий не соответствует, пишут, наоборот, к примеру «не отвечает требованиям». При необходимости в переаттестации необходимо указывать причину этого решения.

Дату проведения комиссии и формирование соответствующего протокола отображают в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Основания для указания подобных сведений считают документ, который был выдан в период аттестации.

Повышение квалификации и профессиональная переподготовка

Эти разделы в обязательном порядке подлежат заполнению на основании документации, которая предоставляется наемным работником в период принятия на работу либо же по сведениям отдела переподготовки кадров.

Каких-либо нюансов здесь не предусмотрено. Все даты указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Указание сведений обязательны во всех полях (за исключением случаев, при которых нечего будет указывать, к примеру, курсов переподготовки не было).

Разновидности наград

В него подлежать указанию все без исключения имеющиеся награды наемному сотруднику, включая денежные поощрения, которые были получены в период трудовой деятельности.

Информация указывается на основании статьи 191 Трудового Кодекса РФ.

Отпускные

Из названия понятно, что все сведения относятся к:

• очередным оплачиваемым отпускам;
• отпускам без сохранения заработной платы;
• отпускам по уходу за ребенком и так далее.

Обязательно каждый раз необходимо отображать разновидность отпуска.

Если наемным рабочим осуществляет трудовая деятельность в компании продолжительный период, то этот раздел однозначно будет перенасыщен. По этой причине возникает необходимость в формировании «дополнения к личной карте сотрудника». В нем должны отображаться идентичные таблицы и шапка.

Наличие социальных льгот

В данном разделе должны быть отображены все без исключения льготы, которые предоставляются наемному рабочему, согласно действующему законодательству РФ.

Дополнительные сведения

Раздел может оставаться пустым. При изъявлении желания самого наемного рабочего – этот раздел может быть заполнен.

Здесь можно отображать сведения о его учебе, окончании каких-либо дополнительных курсов, наличия какой-либо группы недееспособности и так далее.

Завершение трудового соглашения

Раздел заполняется по тому же принципу, как и третий. Основное различие заключается в том, что здесь необходимо наличие нескольких подписей – рабочего инспектора по кадрам.

Документы для скачивания (бесплатно)

• Образец заполнения формы №Т-2
• Форма №Т-2

Стоимость

Нередко встречаются ситуации, когда компании обращаются за помощь. в решении кадровых вопросов в специализированные фирмы. После заключения с ними предварительного соглашения, сотрудники этих компаний оказывают всю необходимую помощь в кадровом учете.

Себестоимость заполнения карточки сотрудника может варьироваться в пределах от 500000 до 2000 рублей в зависимости от выбранной специализированной компании и числа наемных сотрудников, которым необходимо заполнить эти документы. Как правило, фирмы, предоставляющие такого рода услуги, работают по принципу – больше людей, меньше стоимость.

Однако лучшим вариантом станет все-таки самостоятельное заполнение карточки, поскольку никаких сложностей с ней нет.

Источник: investim.info