Создание предприятия требует от руководства определенных знаний рыночных механизмов, процессов производства и сбыта, порядка взаимодействия с органами власти, системы налогообложения. Помимо этого, опытный управленец должен обладать личными качествами лидера, потому что на определенном этапе ему придется работать с подчиненными людьми. Для ведения бухгалтерии обычно нанимается специалист. Кадровые служащие чаще всего имеются на крупных предприятиях, а предпринимателям малого и среднего бизнеса приходится самостоятельно осуществлять оформление работников.
Содержание
Подготовительный этап
С чего начинается правильное оформление кадровых документов? Если этот вид учета начинается с нуля, то прежде всего нужно изучить законодательство, ознакомиться со специализированной литературой, приобрести программы, облегчающие ведение документооборота. Существует несколько сервисов в интернете, которые содержат полную информацию о составе и порядке ведения кадровой отчетности, образцы, пошаговые инструкции и многое другое.
Если позволяют средства, можно оплатить специализированное программное обеспечение, которое значительно облегчит работу кадровику. Но часто возможностей установленной программы 1С, единой на предприятии, бывает достаточно.
Следующий шаг – изучение учредительных документов. Оформление трудового договора с работником, приказы о премировании, повышении, увольнении, переводах не должны им противоречить. Здесь же отражаются особенности приема на работу директора и ключевых руководителей. Оформление работников аппарата управления и утверждение соответствующего приказа проводится в первую очередь. Кроме того, в Уставом ООО регламентируется выплата заработной платы топ-менеджерам по результатам решения собрания учредителей и штатное расписание.
Пошаговая инструкция организации кадрового учета с нуля включает определение перечня основных документов. Обязательные нужно будет составлять в любом случае. Необходимость формирования других нужно согласовать с руководством. Кроме того, важно уточнить особые условия, которые будут отражены в Правилах внутреннего распорядка, трудовых договорах и других стандартных внутренних документах.
Подготовительный этап завершает оформление директора. Соответствующий приказ должен быть первым и содержать дату начала работы. Директор ставит две подписи за обе стороны. Основанием для вступления в должность должно стать решение единственного учредителя или Собрания учредителей. Если в штате не будет бухгалтера, то обязанность ведения учета возлагается на директора, это также должно быть отражено отдельным приказом.
Трудовой договор подписывается директором и одним из учредителей в качестве работодателя. Должностная инструкция утверждается также при участии единственного или одного их нескольких владельцев компании.
Документы кадрового учета
Содержание первых кадровых документов – Штатное расписание и Правила внутреннего распорядка должно быть согласовано с руководителем. Он вносит необходимые правки и дополнения, после чего утверждает.
Штатное расписание подготавливается по определенной форме, произвольный порядок не допускается. Поэтому нужно заранее изучить образцы и следовать четким инструкциям по заполнению. Штатное расписание может быть составлено с расчетом на будущее, планами расширения штата организации.
Штатное расписание регулярно обновляется. При любых изменениях оно составляется заново. Это позволяет вести количественный учет работников, особенно на крупных предприятиях.
Правила внутреннего распорядка предоставляются будущему работнику для ознакомления и подписи перед заключением трудового договора. Обычно этот документ содержит несколько глав:
Документальное оформление работника на работу сопровождается заключением трудового договора. Поэтому нужно заранее подготовить типовой образец, включив в него выгодные и необходимые для компании условия. Положения этого документы не должны противоречить законодательству и в то же время учитывать интересы предприятия.
После подготовки этих основных документов можно приступить к оформлению книги учета, табелей рабочего времени, приказов о материальной ответственности и т.д.
Совместно с руководителем решается вопрос об ответственном лице, который будет заполнять и вести трудовые книжки. На первых порах этим может заниматься директор или кадровик, в любом случае нужно будет оформить приказ об утверждении сотрудника, которому будет поручено ведение, учет, выдача трудовых книжек.
Виды кадровых документов
Документооборот кадрового учета включает оформление:
Оформление работника в ООО: документы
При трудоустройстве в ООО оформление работников проводится при предоставлении следующих личных документов:
- паспорт;
- трудовую книжку;
- СНИЛС (страховое свидетельство);
- документы об образовании;
- свидетельства на детей, не достигших совершеннолетия;
- для определенных вакансий требуется санитарная книжка.
На ознакомление работнику до подписания контракта представляются документы:
Оформление приема работников сопровождается:
- составлением должностной инструкции. Работник должен ознакомиться со своими обязанностями, дисциплиной и нормами работы на предприятии;
- оформление работников проводится на основании заявления;
- подписанием трудового договора. Этот документ составляется в двух экземплярах. Работник может быть оформлен и по гражданско – правовому договору, в этом случае ему не выплачиваются отпускные, больничные, а предприятие не платит взносов в ФСС. ;
- утверждением приказа;
- внесение записи в трудовую книжку;
- заведение личной карточки. Многие предприятия давно перешли на электронные системы, сотрудники сами вносят анкетные данные, которые хранятся на корпоративном сервере.
- оформление личного дела работника, куда вкладываются все копии документов принятого на работу лица.
На предприятии должно быть обеспечена сохранность кадровой документации. В качестве места может быть выбрано нахождение управляющего органа либо другое. Обязательное условие – оно должно быть известно и доступно всем участникам ООО.
Документы бухгалтерского учета, служебная переписка и другие внутренние акты должны храниться не менее 5 лет. Несмотря на такие требования, ответственность за нарушения законом не предусмотрена. Однако соблюдение правил архивации кадровой документации помогает избежать проблем во взаимодействии не только с государственными органами, но и с коммерческими структурами.
Какие еще документы могут понадобиться
Определенных обстоятельствах в обязанности кадровика может входить оформление следующих документов:
Регистрация в фондах
При создании ООО, необходимо встать на учет в следующих государственных организациях:
Кроме того, нужно зарегистрировать трудовые договора в Пенсионном фонде и ФСС. В дальнейшем нужно будет платить сборы в эти внебюджетные организации.
Особенности кадрового учета на микропредприятии
Критерии, в соответствии с которыми компании относятся к малому бизнесу:
Оформление работников на микропредприятиях может проводиться без составления следующей документации:
При этом оформление документов работника проводится в обычном режиме.
Последствия приема на работу без оформления
Работник без оформления – достаточно частое явление. Это происходит не только в теневых компаниях, но и там, где платится легальная заработная плата вполне официально. Чем это грозит руководству и в целом предприятию? Оправдан ли подобный риск?
Можно выделить два основных варианта сокрытия трудовых отношений. В обычных компаниях, где платится официальная заработная плата, проблемой является оформление денежных расходов в форме выплат. Чаще всего заключается устный договор с работником без оформления, где он указывает на лицо, которое будет вместо него получать зарплату. Либо предприятие идет по другому пути – ставит совмещение на работающего сотрудника, который в дальнейшем передает деньги неоформленному лицу.
В организациях, где практикуется выдача «серой» зарплаты, порядок оформления работника еще более упрощен. Трудовой договор составляется без даты, и в случае проверки он оперативно дорабатывается.
Какие неприятности ждут руководство предприятия, если установлен факт нарушения трудового законодательства:
По мимо его прочего неоформленный работник может отказаться от возмещения материального вреда, потребовать возмещения по наступившим страховым случаям (например, пособие по беременности и родам) или просто обмануть работодателя, заявив, что не получил зарплату за выполненную работу.