Идеи для бизнеса

Увольнение сотрудника является многоступенчатой процедурой, которая требует от нанимателя знаний трудового законодательства и умения воплощать их на практике. Одним из обязательных аспектов снятия лица с должности является заполнение его трудовой книжки. В рамках этого распространенным является вопрос о визировании документа увольняемым. Настоятельно рекомендуется иметь в компании образец подписи работника в трудовой книжке при увольнении, а также шаблон заполнения рассматриваемого документа в целом.

Общие правила ведения трудовой книжки

Основные требования к оформлению трудовой книжки зафиксированы в Постановлении Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003 г. Однако, положения норматива нередко вызывают вопросы, что обусловливает необходимость регулярно обращаться к ТК РФ.

На локальном уровне ответственным за заполнение трудовой книжки является кадровый специалист. Если компания небольшая, практика демонстрирует, то указанные функции могут быть возложены на бухгалтера или управленца.

Книжка должна в обязательном порядке регистрироваться в соответствующем журнале учета и в дальнейшем находиться в специальном месте у нанимателя (зачастую, сейфе, доступ к которому имеет только административное лицо).

Если у владельца документа возникает потребность получить его, он должен составить специальное заявление, после рассмотрения которого ему передается выписка из документа. При увольнении выдача оригинала документа на руки происходит в обязательном порядке и возврат книжки нанимателю не предполагается.

Книжка должна быть получена сотрудником в последний рабочий день. Если этого не происходит ввиду отсутствия гражданина в компании по каким-либо причинам, на следующее утро после увольнения управленец должен уведомить бывшего подчиненного о необходимо забрать документ.

При увольнении кадровый служащий должен внести корректную информацию в соответствующие графы документа. От того, насколько грамотно и правильно будут отражены сведения, будет зависеть дальнейшее трудоустройство гражданина.

Основные требования по оформлению трудовой книжки следующие:

• настоятельно рекомендуется заполнять документ гелевой, перьевой или шариковой ручкой темно-синего цвета;
• сведения должны прописываться в документ разборчивым почерком;
• сокращения и аббревиатуры не допускаются, все слова должны указываться полностью;
• все цифры должны прописываться в соответствии с арабской системой, римские запрещены;
• месяц должен зашифровываться. Например, первое декабря должно записываться, как «01.12».

Трудовая книжка содержит в себе три части:

Наиболее громоздким разделом является тот, в котором отражаются сведения о трудовой деятельности. Именно в нем отмечается факт снятия лица с должности.

Особенности заполнения трудовой книжки при увольнении сотрудника

В первой строке соответствующего раздела обозначается номер вносимой записи. Например, если трудоустройство в конкретной компании фиксировалось под номером «3», то увольнение будет отражено под номером «4».

Затем данные следует вносить во вторую графу, которая находится напротив порядкового номера. Предполагается внесение фактической даты увольнения. Формат записи является следующим: «01.01.2019».

В третьей строке указывается основание, вследствие которого профессиональные отношения между нанимателем и подчиненным были расторгнуты. При этом формулировка самого факта снятия с должности может звучать по-разному, например: «Уволен» или «Трудовое соглашение аннулировано». Законодательство не регламентирует этот вопрос, поэтому кадровику необходимо опираться на имеющуюся в компании практику.

Основание для расторжения соглашения должно фиксироваться строго в соответствии со статьями ТК РФ. Именно от этой записи зависит характер увольнения сотрудника. Правомерно прописать: «По инициативе сотрудника», «В связи с сокращением численности штата» или «По соглашению сторон».

Если сотрудника увольняют по причинам, не предусмотренным ТК РФ, то наниматель в дальнейшем может быть привлечен к ответственности за нарушение прав подчиненного. Примером нарушения трудового законодательства в части увольнения работников является формулировка: «Уволен ввиду достижения пенсионного возраста».

В финальный рабочий день служащий должен получить книжку и ознакомиться с внесенной в нее информацией. Факт подобного ознакомления лицо подтверждает своей подписью и припиской «ознакомлен». При этом все записи о факте увольнения должны быть уже внесенными в книжку на момент ее фактической выдачи гражданину.

Если субъект не приходит за документом и после уведомления нанимателя, то управленец должен пригласить, как минимум, троих свидетелей и зафиксировать данный факт в соответствующем акте. Также работник вправе запросить у бывшего начальника пересылку книжки по почте или составить отказ от ее получения. Если документ остается в компании, то, впоследствии, он направляется в ее архив для последующего сохранения.

С даты, фиксируемой в уведомлении подчиненного о необходимости забрать трудовую книжку, ответственность за непредоставление документа гражданину с управленца снимается.

Визирование записи об увольнении в трудовой книжке

Информация об увольнении, занесенная в трудовую книжку гражданина РФ, должна визироваться штампом компании-нанимателя, подписями уполномоченных лиц (исходя из п. 10 Правил ведения трудовых книжек, управленца или субъекта, отвечающего за ведение книжек), а также сотрудника, который снимается с должности.

В случае с физлицами, ИП сами подписывают все подобные отметки в трудовых книжках наемных подчиненных. На крупных предприятиях подобным правом зачастую наделен начальник кадрового подразделения, хотя это не аннулирует права управленца подписывать бумаги.

Если у субъекта, ответственного за ведение и визирование трудовых книжек, случаются непредвиденные обстоятельства, вследствие которых он не может присутствовать в компании в день выдачи документа, правом разрешить ситуацию помимо директора может наделяться лицо, которое будет временно исполнять соответствующие обязанности.

Виза подразумевает последовательное указание позиций, закрепленных в ГОСТе 6.30 «Унифицированная система организационно-распорядительных документов», а именно:

• ФИО и должность увольняемого подчиненного;
• личной подписи.

Как отмечалось ранее, сокращенные записи в трудовой книжке не допускаются. То есть, неправомерно вписать «Гендиректор», необходимо указывать «генеральный директор» и т.д.

Затем наступает очередь увольняемого сотрудника визировать отметку. Порядок дублирует алгоритм действий управленца. Однако, перед непосредственной подписью субъект должен указать следующее: «С записями ознакомлен».

Последним действием является проставление штампа компании. Ранее она могла принадлежать как компании в целом, так и кадровому подразделению в частности. Однако, начиная с 2008 года, Роструд постановил, что подобные записи должны визироваться исключительно штампами компании.

Важными особенностями проставления печати являются следующие:

• штамп не должен перекрывать вписанные сведения, мешая их расшифровке;
• штамп должен немного касаться приписки снимаемого с должности сотрудника, однако, не мешать чтению информации;
• не допускается оттиск с нечеткими контурами или размазанными сведениями.

Наиболее распространенными ошибками визирования рассматриваемой записи в трудовой книжке являются такие:

• цвет чернил не соответствует стандартному;
• текст сокращается. Особенно это характерно для отражения ссылок на законодательные акты. Например, прописывают «ТК РФ», «ст.» или «п.», хотя даже подобные устоявшиеся сокращения необходимо расписывать полностью, то есть «Трудовой Кодекс Российской Федерации», «статья» и «пункт»;
• вносимая формулировка основания для увольнения не соответствует требованиям ТК РФ;
• отсутствие подписи сотрудника в трудовой книжке. Подобное может повлечь за собой признание всей записи недействительной.

Образец подписи работника в трудовой книжке при увольнении

Ввиду того, что подпись работника в трудовой книжке при увольнении обязательна, в кадровых подразделениях должен содержаться ее образец.

На практике формулировка звучит следующим образом: «С записями ознакомлена, главный бухгалтер Иванова А.А., подпись».

Если сотрудник не получает трудовую книжку или соответствующего уведомления вовремя, для нанимателя предусматривается следующая ответственность:

• штрафная санкция для должностного лица в объеме от 1 до 5 тыс. руб.;
• штраф для ИП в размере от 1 до 5 тыс. руб. с возможностью прекращения профессиональной деятельности на период до 90 дней;
• штраф для юридического лица в объеме от 30 до 50 тыс. руб., а также возможность приостановления производственной деятельности на период до 90 дней.

Перечеркивания в рассматриваемом документе противоправны. Если кадровик допускает ошибку при внесении записи, необходимо осуществить следующий порядок действий:

• в 4-й строке приводится повторная ссылка на реквизиты распоряжения управленца (которое, в свою очередь, явилось основанием для неправомерного внесения информации в книжку), после чего делается приписка: «Запись № Н от 01.01.2019 считать недействительной»;
• затем отражается номер и дата Приказа, опубликованного с верной информацией;
• ниже фиксируется корректная запись с соответствующими подписями.

Таким образом, подпись сотрудника при увольнении в трудовой книжке необходима для правомерного осуществления процедуры. Трудоустроенным субъектам и их нанимателям рекомендуется заранее изучить положения трудового законодательства РФ, регламентирующие этот вопрос.

Источник: delatdelo.com