Идеи для бизнеса

Кассовые операции ведутся по четко установленным правилам согласно требований ЦБ РФ. Документы учета и порядок ведения не могут разрабатываться компанией самостоятельно. Формы представлены в журнале первичной документации и одинаковы для предприятий всех категорий.

Порядок ведения кассовых операций находится на особом контроле у ИФНС. За нарушения дисциплины назначаются солидные штрафы. Причина пристального внимания к операциям – противодействие незаконному денежному наличному обороту. Операции кассового учета осуществляются в соответствии с Указаниями ЦБ РФ.

Нововведения в области за последние годы

Начиная с 2014 года, порядок ведения кассовых операций претерпел изменения. В 2019 году организации и ИП должны придерживаться Указания Банка России от 11.03.2014г. за № 3210-У. Суть нововведений состоит в условном делении учета кассовых операций на полный и упрощенный порядок.

Полный порядок кассовых операций используется для организаций – юридических лиц, не относящихся к малым предприятиям. Упрощенная схема допускается для ведения учета малыми организациями или ИП.

Новый порядок ведения данных операций подробно рассмотрен в следующем видеоролике:

Правила проведения и особенности их организации

Операции по кассе ведутся только с наличными деньгами.

Движение средств оформляются расходным или приходным кассовым ордером.

Установлены особые требования к кассиру:

• Доступ к денежному ящику и операциям имеет лицо, назначенное руководителем.
• Кассир несет материальную ответственность, определяемую договором.
• На время отсутствия кассира в связи с отпуском или болезнью остаток кассы и документы передаются другому лицу по приказу предприятия.
• Наличие на предприятии нескольких кассиров требует назначения старшего работника.

Основной документ учета – кассовая книга. Журнал ведется ежедневно, за исключением случаев отсутствия операций. На конец дня выводится остаток, величина которого должна совпадать документально и фактически. Сумма заносится в кассовую книгу и удостоверяется подписью кассира.

Использование для ИП и юридических лиц

Индивидуальные предприниматели могут не вести кассовую книгу.

Возможность применяется при ведении ИП доходов и расходов, физических показателей, обязательных для учета налоговых показателей.

Организации обязаны вести кассовые операции, если на предприятии имеется движение наличных денежных средств. Компания, не использующая наличность для расчетов с работниками, контрагентами, кассовую книгу не ведет.

Выручка, полученная предприятием, должна проводится с использованием ККМ. Исключение составляют предприятия, ведущие учет в соответствии с принятыми специальными режимами – ЕНВД и ПНС. По окончании рабочего дня кассир-операционист сдает выручку в кассу предприятия (или инкассаторам) по приходному ордеру.

Требования к использованию программно-технических средств

Законодательство с 2015 года (Указания № 3210-У) допускает использование программных средств для ведения кассовых операций. Документооборот должен быть защищен от несанкционированного проникновения к операциям. Защита данных учета осуществляется путем применения электронной подписи.

В отношении программно-технических средств, осуществляющих прием денежных банкнот, Банк России предъявляет требование о наличии у оборудования функции распознавания фальшивок. Технические средства должны уметь отличать не менее 4-х признаков защиты российских банкнот.

Учет кассовых операций в 1С Бухгалтерия 8.3 рассмотрен в следующем видеоматериале:

Особенности ведения кассовой документации

Кассовые формы – единственные, кроме банковских, бумаги первичного учета, при оформлении которых не допускаются помарки и подчистки. При заполнении бланков и книги в ручном режиме не допускается применение цветных чернил. Если ордера заполнены с ошибками, выписывается новый документ. В кассовой книге или чеке неправильно заполненный лист перечеркивается двумя параллельными линиями.

В 2019 году в порядок ведения документации внесены нововведения:

1. Учет допускается вести в электронном виде с использованием электронной подписи.
2. Кассовые документы могут оформляться не только кассиром, но и главным бухгалтером или, при их отсутствии, руководителем.
3. Кассир должен иметь штамп, подтверждающий проведение операции и подписи лиц, имеющих право удостоверения первичных форм учета.
4. При наличии депонированных сумм реестр не составляется. В последний день выдачи заработной платы отметка о депонировании ставится в платежной ведомости.
5. При ведении в организации ЕНВД или ПСН приход денежных средств может производится по бланкам строгой отчетности (БСО) или иному документу, содержащему обязательные реквизиты.

При ведении операций с использованием обслуживающих программ (без электронной подписи) документы должны быть выведены на бумажный носитель. Бланки первичного учета должны иметь реальные (не факсимильные) подписи. Кассовая книга также подлежит выведению на печать. Журнал сшивается по периодам, зависящим от объема операций. Период не имеет значения при условии контроля переноса остатка и постраничной нумерации внутри периода.

Лимит остатка кассы

Основное ограничение для остатка кассы – лимит. Величина означает предел денежной наличности на конец рабочего дня. Остаток на конец дня определяется как сумма остатка на начало дня и приход средств за минусом расхода денег. Превышение лимита допускается в дни выдачи заработной платы.

Предприятию необходимо:

• Утвердить срок выдачи заработной платы и авансовых выплат приказом по предприятию.
• Определить период, отводимый на выплаты. В традиционном варианте устанавливается от 3-х до 5-ти дней. В срок расчетов с сотрудниками включается день получения наличности в банке.
• Утвердить порядок расчетов с работниками в учетной политике предприятия.

Порядок относится только к выплатам наличными деньгами. Организация (юридическое лицо) должна самостоятельно рассчитывать лимит кассы. Документ принимается ежегодно, на основании данных предшествующего расчету года. При наличии в организации обособленных подразделений, получающих выручку, лимит рассчитывается с учетом их поступлений.

В 2019 году ИП могут не рассчитывать кассовый лимит. Освобождение относится к индивидуальным компаниям, ведущим учет показателей для налогообложения.

Лимит кассы в 2019 году может рассчитываться 2-мя методами:

1. По величине поступающей наличной выручки. Лимит рассчитывается отношением объема поступлений наличности к расчетному периоду (не более 92 дня), умноженного на период инкассации.
2. По объему выдаваемых из кассы наличности. Лимит определяется как деление объема выдаваемой наличности на расчетный период (не более 92 дня) с последующим умножением на период инкассации.

При подсчете лимита не учитываются средства, используемые для выдачи заработной платы и социальных выплат работникам.

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Наличные средства предприятий часто используются для расчетов с контрагентами. Средства выдаются под отчет лицам, определенным руководителем. Состав подотчетных лиц устанавливается приказом.

Полномочия работников традиционно распространяются на годовой период.

Документооборот для подотчетных лиц имеет ряд особенностей:

• Выдача средств оформляется расходным кассовым ордером.
• Сумма наличных, выдаваемых из кассы физическим лицам-подотчетникам, не лимитируется. В ряде случаев компании используют выдачу средств как возможность избежать штрафных санкций при наличии сверхлимитного остатка в кассе на конец дня.
• При получении средств лица должны предоставить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
• Сумма, превышенная по расходу (приобретения материалов, сырья, топлива и прочих видов ТМЦ), выдается из кассы после утверждения отчета.
• Остаток денежных средств подотчетное лицо вносит в кассу.

Компания должна утвердить порядок отчета по каждому виду расходов. По истечении срока лицо должно предоставить на утверждение отчет не позднее трех дней с момента окончания подотчетного периода. Превышение срока пользования деньгами влечет изменение назначения на доход работника. Сумма будет засчитана как авансовая выплата за исполнение трудовых обязанностей, с которой будет удержан налог (НДФЛ) в размере 13%.

Проверка налоговыми органами, штрафы за нарушения

Инспекции ФНС проверяют кассовую дисциплину во время выездных проверок или в период проведения камеральных мероприятий. При проверке инспектор предлагает предоставить: кассовую книгу, документы первичного учета (РКО, ПКО, приложения, лимит кассы), изучаемые выборочно. В ряде случаев может сверятся наличный остаток с документами учета.

При проверке могут быть выявлены нарушения:

• Ведение наличных расчетов сверх принятых для юридических лиц пределов.
• Наличие денежных средств в кассе без оправдательных и подтверждающих приход документов.
• Накопление наличных денег в кассе выше утвержденного предприятием лимита.
• Нарушение порядка хранения денежных средств. Порядок защитных мероприятий при получении, выдачи, транспортировки, хранении средств определяются организацией или ИП.

Нарушение кассовой дисциплины влечет наложение значительных штрафов. Санкции применяются к ответственному лицу и руководителю предприятия.

Наказание назначается по ст. 15.1 КоАП, предусматривающей штрафы:

• Должностным лицам – от 4-х до 5-ти тысяч рублей.
• Организации – от 40-ка до 50-ти тысяч рублей.

Кассир или иное лицо, назначенное на ведение кассы, заключает договор о материальной ответственности. Если установлено, что компании нанесен лицом прямой материальный вред, можно перенаправить выплату ущерба ответственному за ведение кассы.

Источник: investim.info