Идеи для бизнеса

Справка 182н – это особый документ. Его необходимость обусловлена тем, что каждый работодатель обязуется выплачивать своим сотрудникам определенные пособия. В частности, речь идет о выплатах по временной нетрудоспособности, отпускных, связанных с беременностью и родами, уходом за ребенком.

Дело в том, что расчет всех этих выплачиваемых величин осуществляется на основании данных за два последних годовых периода. Они и представлены в данном документе.

Сроки, в которые происходит выдача этого документа, имеют зависимость от того, по какой причине он предоставляется.

1. Увольнение. Если работник увольняется по своему желанию или по статье, работодатель обязуется выдать ему справку о данных за текущий год, а также за два прошедших идентичных периода. Оформление документации должно производиться в день, когда трудовой договор считается расторгнутым.
2. Обращение бывшего сотрудника. Если гражданин, который когда-то исполнял трудовые обязанности в компании, обратился за данным документом, необходимо уложиться в трехдневный срок с момента получения соответствующего заявления.

Работодатель обязуется выдать работнику данный документ в день увольнения, о чем свидетельствуют данные ФЗ №255. Поэтому представители отдела кадров и бухгалтерии обязуются своевременно заполнить данный документ, а затем завизировать его непосредственно у руководящего персонала.

Если же речь идет о ситуации, когда за документом обращается бывший сотрудник предприятия, то сделать он это может в безличном порядке, то есть через почту или доверенное лицо.

Такая форма должна быть выдана даже в той ситуации, если в течение отработанного времени сотрудник не получал заработок. Это нужно новому работодателю, поскольку при наличии документа он будет уверен в том, что новое пособие не подлежит пересчету, и все данные сохраняются в прежнем виде.

В 2019 году серьезных изменений касательно ведения данного вида документации не предполагается. За работодателем по-прежнему закрепляется обязательство по предоставлению документа в адрес работника при его уходе в отпуск или увольнении, а также в случае обращения бывшего сотрудника.

Структура и содержание

В самой верхней части указывается время, когда произошла регистрация и выдача документа, а также номерное значение. Сам по себе документ разбивается на 4 ключевых раздела, которые предполагают следующие названия:

1. В первом разделе содержится основная информация обо всех реквизитах работодателя. В данном случае нужно отметить, что он выступает в качестве страхователя, который осуществляет выплату взносов в специализированную организацию – Фонд социального страхования.
2. В следующем пункте подразумевается подробное описание информации о застрахованном лице. В частности, его номере СНИЛС, положением в роли налогоплательщика, работе за последний календарный год и два предшествующих периода.
3. В третьей части предоставляются сведения и материалы о величинах доходных поступлений сотрудника за последний временной период. Также идет речь о суммах различных отчислений, которые изымались из зарплатной величины. Эти периоды также должны фигурировать в бланке, который заполняется на основании образца, вышедшего в 2013 году.
4. Что касается четвертой графы этого документа, то в нем должна содержаться информационная база о днях, в которые сотрудник отсутствовал на рабочем месте в связи с фактором временной нетрудоспособности, беременностью и родами, ухода за ребенком до полутора лет.

Основные параметры, которые будут использоваться для заполнения, должны браться из бухгалтерского учета, который ведет сторона работодателя.

Требования к заполнению унифицированной формы

В документе есть большое количество пустых строчек, и все записи, касающиеся их, должны быть внесены удобным для работодателя способом. Вот основные варианты, с помощью которых необходимо действовать:

• ручка, которая оснащена шариковым стержнем, имеющим синие или черные чернила;
• машинописный текст;
• посредством применения средств вычислительной техники.

Обязательно следите за тем моментом, чтобы документ не содержал некорректной информации, помарок, правок, грубых нарушений. Руководительская печать не может находить на подпись, и она должна проставляться строго в том месте, которое для нее отведено.

Недопустимо вносить в текст какие-либо исправления. Важно, чтобы основные цифровые показатели о суммах и числах читались четко и без особых проблем. Если необходимо где-то предоставлять сведения о доходах, они указываются в числовых параметрах в скобочках.

Если возникает такая необходимость, можно изменять в бланке шрифт, а также вносить вспомогательные сроки для детального отображения информационных сведений о конкретном сотруднике или предприятии в целом. Например, это касается ситуаций, когда адрес сотрудника включает в себя большое количество данных о регионе, районе, населенном пункте и так далее.

Особо внимательное отношение следует иметь к числовым значениям из третьего пункта, в которых отражается исключительно та доходная часть, с которой производилась выплата взносов в ФСС. Следует помнить и о том факте, что по суммам за трудовую деятельность имеются определенные ограничения. Так что в справочной информации, предоставляемой в бланке, не должна иметь большие значения денежных величин, нежели те, что установлены в рамках лимитов.

В процессе заполнения документа также важно вносить временные периоды, в которые трудящим лицом производилось совмещение неполного рабочего дня и определенного вида отпуска. Заполнение бланка в такой ситуации должно осуществляться исходя из того, что данное время технически считается нерабочим и должно отображаться совместно с днями, когда работник был нетрудоспособен, то есть в рамках графы 4.

Порядок выдачи

Справочный материал, о котором идет речь, должен быть оформлен в бухгалтерии в соответствии со всеми нормами и правилами. Справка 182н должна иметь в себе отражение только тех сумм зарплаты и поощрений, по которым были удержаны взносы в Фонд социального страхования.

Суммарные размерные показатели зарплаты и количества дней должны быть включены в величины за фактически отработанное время, в которое сотрудник находился на должности и исправно исполнял свои трудовые обязанности. Важно учесть информацию за 24 последних месяца его непосредственной трудовой деятельности.

Абсолютно каждый работник должен владеть информацией о собственных правах. Хотя, согласно нормам действующего законодательства, именно со стороны работодателя должно поступить извещение о различных локальных нормативных актах и документах.

Но если вдруг работодатель пренебрежет соблюдением этого правила и «забудет» выдать столь важный документ, проблемы коснутся и самого сотрудника. Поэтому он обязуется посмотреть, все ли сделано правильно и исполнил ли работодатель свои непосредственные обязательства перед ним.

Как уже отмечалось, порядок выдачи документа прост, его сотрудник может получить на руки в день прекращения исполнения трудовых обязанностей. Если вдруг работник ушел с работы и забыл о справке, то за работодателем закрепляется обязательство по вручению.

Для этого он либо направляет письмо в целях получения согласия на отправку по почте, либо присылает уведомление о том, что нужно явиться на работу лично и забрать бумагу. Просто выслать справку без разрешения сотрудника запрещено.

Если впоследствии работником не было использовано безоговорочное право на то, чтобы забрать этот документ, то для получения его в последующем времени нужно будет отправить работодателю соответствующий заявительный документ. И тогда работодатель обзаведется дополнительным временем в количестве трех дней для того, чтобы подготовить бумагу и привести ее в надлежащий вид.

Расчет компенсационных выплат с формулами и примерами

Для того чтобы грамотно осуществить комплекс расчетных мероприятий, необходимо следовать общей схеме заполнения документа. В первую очередь производится расчет суммы среднего дневного заработка. Для этого берется суммарный доход за два календарных года и делится на количество календарных дней за вычетом периода, когда работник был временно нетрудоспособным, брал отпуск, связанный с БИР или уходом за малышом.

На основании предоставленной информации можно сделать вывод, что общая формула выглядит следующим образом:

РДЗ = общая сумма заработка за 2 годовых периода / (число дней по календарю – дни, в которые сотрудник не работал)

Общая сумма заработка

В этот показатель включена зарплата и прочие выплаты, с которых происходило начисление компанией взносов в ФСС или ПФР. Исчисляется данная величина за два годовых периода по календарю, которые предшествовали году отпуска.

Исчисляемое время

Количество календарных дней за определенное время – это число суток в двух годах, которые были перед моментом наступления отпуска, т. е. до прекращения исполнения должностных обязанностей, увольнения. Но порой может происходить заполнение и добавочных строк для другого периода.

Исключаемые периоды

В расчетный период не относятся сами времена нетрудоспособности, в течение которых отчисления в фонды не делались, а средний заработок все равно сохранялся за сотрудником. То есть к данным моментам относятся дни, в которые сотрудник болел или пребывал в отпуске.

Практический пример

Следует рассмотреть данную ситуацию на практическом примере. Допустим, сотрудница Иванова ушла в отпуск по нетрудоспособности в начале 2019 года на 30 дней. За 2016-2017 гг. суммарный размер зарплаты составил 500 000 рублей.

Для того чтобы рассчитать средний дневной размер заработка, необходимо использовать соответствующую формулу:

РДЗ = 500 000 / (729 – 30) = 500 000 / 699 = 715,31 руб.

Таков размер среднего дневного дохода, на основании которого и происходит исчисление величин различных пособий. То есть для того, чтобы рассчитать 100% сумму выплаты Ивановой со стороны работодателя, необходимо 30 дней отпуска умножить на среднюю дневную сумму получки.

РП = 715,31 * 30 = 21 459,3 руб.

Особые практические случаи

Есть несколько особых ситуаций, которые встречаются на практике и вызывают ряд дополнительных вопросов.

Если сотрудник обеспечивает уход за ребенком и исполняет свои непосредственные трудовые обязанности в течение неполного дня, может ли он рассчитывать на выплаты?

Да, может рассчитывать. Все выплатные суммы подлежат детальному рассмотрению и отражению в рамках раздела 3. Весь период отпуска, предназначенного для ухода за ребенком, пишется в раздел 4.

Каким образом производятся расчетные мероприятия для сотрудников, которые работают в компании до года и не в состоянии принести справочные документы с прошлого рабочего места?

Чтобы произвести расчеты, необходимо пользоваться исключительно рассматриваемой формой, так как именно она способна подтвердить все сведения. Если документ отсутствует, рассчитывать пособие необходимо на основании известных данных – заработной платы. В некоторых ситуациях может потребоваться перерасчет сумм.

Можно ли применять в качестве подтверждающего документа справку из ФСС для иностранца?

Да, можно, поскольку она подтверждает право на пособие. Если прежний работодатель начислял такие взыскания полгода, иностранный сотрудник может рассчитывать на получение соответствующих выплат.

Особенности расчета пособий по нетрудоспособности представлены на видео ниже.

Могут ли отказать в выдаче

Да, такое положение вещей возможно, но не безосновательно. Вот несколько причин, по которым работодатель имеет право отказать в выдаче запрашиваемой документации:

• отсутствие нужного количества отработанного времени;
• отсутствие начисления взносов в ФСС за определенный временной период;
• наличие определенных системных ошибок;
• ошибки, допущенные самим работодателем при подсчете отработанного времени.

В остальных ситуациях отказ от выдачи этого документа является неправомерным и нецелесообразным.

Основные ошибки и возможность исправления

Ошибочные сведения при внесении записей в справку – не редкость. Тем не менее, законодательство запрещает их допускать. Поэтому сотрудник, занимающийся заполнением, должен внимательно следить за последовательностью излагаемой информации и за отсутствие недостоверных сведений.

Вот перечень основных ошибок, которых следует избегать:

• внесение данных в «неправильный раздел», т. е. когда сотрудник путает разные выплаты местами и вносит их «не туда»;
• неверный подсчет количества отработанных и отпускных дней;
• опечатки;
• ошибочные расчеты при определении сумм полагающихся заработных плат.

Чтобы избегать этих ошибок, необходимо просто соблюдать внимательность и сохранять высокий уровень ответственности.

Нюансы заполнения

В Приказе Министерства труда РФ, где имеется утверждение этой формы, можно найти краткие сведения по заполнению этого типа документации. Сам документ включает в свой состав 4 блока:

1. Данные об организации, выступающей в лице работодателя.
2. Сведения о работнике.
3. Размер выплаты по годовым периодам.
4. Время, когда гражданин был временно нетрудоспособным, или женщина пребывала в отпуске по родам и уходу за ребенком.

В каждой организации имеется сотрудник, который несет ответственность за ведение этого отчета. Именно он и занимается заполнением, так как в документе есть ключевые данные для ведения последующего учета. А вот подпись должен поставить непосредственный руководитель.

Таким образом, справка 182н – это важный документ, который должен выдаваться как действующим, так и уволенным сотрудникам. На каждом предприятии есть работник, который несет ответственность за рациональное заполнение данного документа. А подпись по окончании его оформления проставляется главным руководителем компании.

О том, как оформить данную справку в 1С, можно узнать из данной инструкции.

Источник: investim.info