Идеи для бизнеса

Свой бизнес: частный архив

Многие предприниматели для упрощения ведения своего бизнеса и сокращения своих расходов прибегают к услугам аутсорсинговых компаний. Наиболее часто сторонним компаниям передают на ведение бухгалтерию или охранную деятельность. Гораздо меньшее распространение получил аутсорсинг ведения документооборота, хотя многие компании вынуждены уделять немало времени этому бизнес-процессу, который не приносит никакой прибыли и является необходимой побочной деятельностью. Заниматься документооборотом могут сторонние компании, которые представлены на рынке частными архивами.

Они имеют мало отношения к государственным учреждениям, потому что работают с частными документами и оказывают услуги населению, которые не могут принять в свои обязанности публичные организации. Однако частный архив может заниматься и многими другими видами деятельности, которые связаны с поиском и структурированием информации. Подобное начинание может быть весьма перспективным, особенно для человека, который получил высшее образование по этой специальности, но не хочет работать в государственных структурах, что вполне естественно, учитывая размер заработной платы на такой должности.

В настоящее время очень небольшое количество компаний занимается деятельностью по ведению документооборота и предоставляет услуги частных архивов. В связи с этим можно рассчитывать на то, уровень конкуренции будет минимальным, а в некоторых не слишком больших городах можно оказаться первой компанией на рынке, которая предоставляет архивные услуги. Однако стоит отметить, что не все компании пока ещё испытывает необходимость в передаче своего документооборота на аутсорсинг, среди частных лиц и вовсе очень малое количество людей испытывает необходимость в хранении своих документов. Поэтому, прежде чем начинать такую деятельность, нужно тщательно изучить рынок и спрос людей на услуги частных архивов. Сложный документооборот наблюдается обычно только в крупных компаниях, которые занимаются разнообразной деятельностью. Также нужно отметить, что не все документы фирма может передавать в стороннюю компанию, потому что некоторые из них необходимы для деятельности и функционирования фирмы, а некоторые она обязана хранить у себя согласно законодательству. В любом случае поначалу не имеет смысла открывать слишком большой архив, лучше начать с небольшого предприятия, ноты учетом возможностей развития и увеличения своих площадей.

Для начала работы нужно зарегистрироваться как субъект предпринимательской деятельности. Проще всего зарегистрироваться как индивидуальный предприниматель, это потребует немного денежных средств и займёт немного времени. Если есть необходимость в регистрации юридического лица, то предпочтительной формой является общество с ограниченной ответственностью, потому что в этом случае, как и в случае с индивидуальным предпринимательством, будет доступна упрощённая система налогообложения. Это даёт возможность перечислить в пользу государства не более 6 процентов от доходов или 15 процентов от операционной прибыли. Также указывается соответствующий код ОКВЭД, и подобная деятельность подпадает под определение (ОКПД 2) 91.01 Услуги библиотек и архивов. Однако далее следует получить лицензию на осуществление архивной деятельности, а именно на такой перечень услуг как «описание, консервация, реставрация архивных документов». Лицензирующим органом является Государственная архивная служба России, и в местное её отделение передаётся следующий пакет документов:

А) заявление о выдаче лицензии с указанием: для юридических лиц — наименования и организационно-правовой формы, юридического адреса, номера расчётного счёта и наименования соответствующего банка; для физических лиц — фамилии, имени, отчества, паспортных данных (серия, номер, когда и кем выдан), места жительства;

Б) копии учредительных документов (если они не заверены нотариусом — с предъявлением оригиналов);

В) копия свидетельства о государственной регистрации предприятия;

Г) документ, подтверждающий оплату рассмотрения заявления;

Д) справка налогового органа о постановке на учёт или свидетельство о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя со штампом налогового органа;

Е) сведения о квалификационном составе (квалификации) специалистов(а), в том числе аттестационные документы (при наличии);

Ё) информация о наличии необходимой технической базы или возможности использования соответствующего оборудования и материалов.

После получения всех разрешений можно приступать к поискам места для своей организации. Как уже было отмечено, в первое время будет достаточно небольшого помещения для хранения всех бумаг, однако нужно рассчитывать ещё и на то, что потребуется рабочее пространство для многих других видов деятельности. Частный архив предлагает своим клиентам не только все возможные архивные услуги, но и уничтожение документов, а также их перевод в электронную форму. Некоторые из компаний также занимаются сбором необходимой информации с последующим предоставлением официальных справок и заключений. Также среди населения популярна такая услуга, как составление генеалогических справочников по фамилиям и даже выяснение информации о предках клиента по запросу; впрочем, это уже несколько иной вид бизнеса.

Таким образом, частный архив имеет специальное помещение для хранения документов офисное пространство для работы сотрудников. Причём, нужно отметить, что хранение документов возможно только в специально подготовленном для этого помещении, который имеет определённый температурный режим и влажность воздуха. Бумаги должны храниться таким образом, чтобы они не портились со временем. Для офисных помещений достаточно купить мебель и компьютеры для каждого сотрудника, а также периферийные устройства, в том числе и для полного уничтожения документов. Крупные архивы могут занимать сотни квадратных метров, начинающий предприниматель подбирает помещение в зависимости от предполагаемого объёма работы и хранения документов. Если имеется в собственности здания или помещения, его можно арендовать, при этом частный архив не обязательно должен располагаться в районах города с дорогой арендой, однако размещение на окраине может быть неудобно для многих клиентов. Лучше всего изначально рассчитывать на несколько сотен тысяч рублей для организации бизнеса, однако сумма может быть очень разной в зависимости от размера архива и числа занятых работников.

Для работы потребуются сотрудники с высшим образованием в сфере архивной деятельности и документооборота, причём нужно найти людей, готовых изо дня в день заниматься рутинной работой (однако, если они получили такую специальность, то знали, на что идут). Сам предприниматель, особенно если обладает таким же образованием, может занять должность директора архива; также на работу принимается главный архивариус, который несёт ответственность за сохранность документов и их содержание, ведёт отчётность по хранимым бумагам. Архив принимает на хранение самые различные виды документов, но обычно их разделяют по срокам хранения. Существуют документы краткосрочного хранения (не больше 5 лет), среднесрочного (несколько десятков лет), долгосрочного (в России самый долгий срок хранения таких документов составляет 75 лет) и вечные, которые не подлежат уничтожению вообще. Однако в частный архив редко попадают такие экземпляры. С компаниями заключается договор на ведение документооборота, поэтому сотрудники принимают в ведение всю документацию, структурируют её и передают на хранение, по мере необходимости бумаги передаются обратно на предприятие заказчика.

В частном архиве клиенты также ценят сохранение конфиденциальности, никто не сможет получить информацию через архив, если не имеет на то соответствующего разрешения. Частные лица чаще всего используют архив в качестве места хранения своих важных документов, которые опасно или нецелесообразно хранить у себя дома. Частный архив занимается и восстановлением повреждённых документов (реставрацией), поэтому в штате должен быть соответствующий специалист. В информационный век зачастую клиенты нуждаются в переводе бумажных документов на электронный носитель, и здесь потребуются даже услуги программистов, которые смогут содержать большую электронную базу данных архива. Не стоит и забывать о том, что сам архив должен наладить свою внутреннюю систему, которая даёт возможность получать информацию в кратчайшие сроки. Это особенно актуально, если предполагается открытие нового архива как продолжение своего предприятия. Наконец, архив должен сотрудничать с государственными учреждениями, передавать в них необходимые сведения, получать информацию из них и при необходимости перенимать на хранение документы. Также нужно задуматься и о том, что в случае ликвидации частного архива придётся передать всю имеющуюся документацию в другую компанию или государственный архив.

Стоимость услуг такой компании является весьма небольшой для каждого документа, поэтому частные лица могут обращаться в частный архив ввиду небольших затрат. Крупные компании ведут большой документооборот, поэтому и платить им приходится за очень большую кипу бумаг – отсюда и складывается доход организации. Непосредственно само хранение документов вряд ли станет серьёзным источником дохода, обычно архив зарабатывает на предоставлении услуг обработки. Цена работы за одно дело не превышает тысячу рублей, но благодаря огромному объёму ежемесячно складывается немалая сумма. Когда архив получит достаточное количество клиентов, он будет обеспечен работой постоянно, что даст возможность иметь значительную прибыль. Заказчик экономит за счёт того, что избавляется от необходимости содержать собственного архивариуса и/или документоведа – в общем-то, на этом и основана любая аутсорсинговая компания.

Подобный бизнес хорошо подходит тем людям, которые хотят связать свою жизнь с ведением документооборота, но не желают работать на кого-то. Если пройти первый сложный этап, пока имеется немного клиентов и впоследствии увеличить их число, то можно обеспечить себя стабильным и постоянным доходом. В дальнейшем можно открывать новые архивы в разных концах города или даже начать заниматься охватом других населённых пунктов.

Матиас Лауданум
(c) —

Свой бизнес: частный архив

Читайте также

Статьи такими же метками: