Идеи для бизнеса

Аудит СМК — цели и источники информации

Аудит системы менеджмента качества (СМК) — это систематический процесс получения сведений о функционировании СМК и ее соответствии критериям, установленным действующими стандартами.

Аудит СМК может быть:

• внешним — проверка проводится сотрудниками сторонних специализированных организаций;
• внутренним — проверка проводится сотрудниками службы качества аудируемого предприятия (подробности о службе внутреннего аудита вы найдете здесь).

Внутренний аудит системы менеджмента качества проводится с целью:

• своевременного выявления проблем и несоответствий в функционирующей на предприятии СМК;
• определения причин возникновения таких несоответствий и разработки методов их устранения;
• проверки эффективности корректирующих действий, выполненных по итогам ранее завершенных проверок;
• подготовки к внешнему аудиту для получения сертификата соответствия ИСО 9001 и другим стандартам.

Источниками информации в ходе такой проверки могут быть:

• личные беседы с работниками аудируемых подразделений предприятия;
• результаты самостоятельного наблюдения аудиторов за деятельностью работников, состоянием их рабочих мест, условиями труда и пр.;
• информация, полученная от потребителей по обратной связи;
• внутренние документы подразделения (отчеты, контракты, инструкции, калькуляции, конструкторская и технологическая документация и пр.);
• отчеты о проведенных аудитах и выполненных по их итогам корректировках, составленные ранее.

Принципы проведения внутреннего аудита СМК

Принципы проведения внутренних аудитов зафиксированы в ГОСТ Р ИСО 19011-2012. К ним относятся:

• беспристрастность: аудитор должен объективно оценивать полученные сведения и документы, формировать правдивые и точные отчеты;
• конфиденциальность: аудитор должен сохранять полученную им информацию в тайне от третьих лиц;
• профессиональная осмотрительность: аудитор должен быть прилежным, применять имеющиеся у него профессиональные знания по отношению к объекту проверки;
• независимость: аудитор должен самостоятельно принимать решения на основании полученных им сведений и не изменять их из-за стороннего влияния заинтересованных лиц;
• подход, основанный на свидетельстве: в связи с ограниченной продолжительностью времени, в течение которого должна быть проведена проверка, аудитор должен использовать выборки определенной информации с целью получения сведений о функционировании СМК в целом;
• целостность: деятельность аудитора должна соответствовать одновременно всем перечисленным выше принципам.

Порядок проведения внутреннего аудита

Процедура проведения внутренней проверки включает несколько стадий, идущих в следующем порядке:

1. Издание приказа о выполнении аудита (в нем указывается информация о проверяемом подразделении и составе аудиторской группы).
2. Составление и утверждение плана проверки.
3. Проведение членами аудиторской группы рабочего совещания.
4. Разработка рабочей документации для проведения аудита.
5. Уведомление проверяемого подразделения о грядущей проверке.
6. Проведение предварительного совещания с представителями аудируемого подразделения.
7. Проверка.
8. Итоговое совещание с представителями аудируемого подразделения.
9. Составление отчетной документации и ее рассылка заинтересованным лицам.

Программа аудита

Программа внутреннего аудита — это документ, содержащий сведения об аудитах, которые должны быть проведены на предприятии в течение определенного периода времени (как правило, полугода или года). Его разработкой занимается представитель службы качества предприятия, обладающий полномочиями по проведению проверок в его подразделениях.

В программе внутреннего аудита СМК указываются:

• цели аудита;
• проверяемые процессы (виды деятельности подразделения);
• проверяемые подразделения;
• критерии аудита;
• время (как правило, указывается месяц) проведения;
• Ф. И. О. аудитора.

Документ утверждает руководитель предприятия (генеральный директор, главный инженер и пр.). После этого руководитель службы качества формирует планы-графики проведения конкретных аудитов и согласовывает их с руководством подразделений, в отношении которых будет проводиться проверка.

Содержание и пример плана внутреннего аудита СМК

Руководитель аудиторской группы должен подготовить план аудита и ознакомить с ним проверяемое подразделение. Этот документ содержит следующую информацию:

• цели проведения проверки;
• критерии, по которым проводится аудит, а также перечень проверяемых документов;
• область аудита (проверяемое подразделение, в том числе протекающие в нем организационные и функциональные процессы);
• указание даты и места проведения проверки;
• роли и ответственность членов аудиторской группы и сопровождающих их лиц.

Документ утверждается руководителем предприятия, подразделения которого подвергаются проверке. В ходе аудита план может быть скорректирован руководителем аудиторской группы. Пример плана проведения внутреннего аудита может выглядеть так:

Яндекс.Дзен

УТВЕРЖДАЮ

Представитель руководства СМК

АО «ФТОРОПЛАСТ»

(подпись) /Мальченков Е. А./

01.08.2018

План внутреннего аудита

Основание для проверки: программа внутреннего аудита системы менеджмента качества на 2018 год.

Объект проверки: управление ресурсами для мониторинга и измерений, метрологическое обеспечение.

Аудируемое подразделение: инструментально-заготовительный цех.

Сроки проведения проверки: 09.08.2018–10.08.2018.

Критерии аудита (обозначение документов или их разделов): п. 7.1.5 ГОСТ Р ИСО 9001-2012, СТО СМК 7.021-2017.

Цель аудита: проверка и оценка соответствия установленным требованиям.

Руководитель аудиторской группы: Евсеева Ю. Н.

Аудиторы: Артемов Е. П., Клинкова А. С.

Дата представления отчета: 13.08.2018.

Список должностных лиц, которым должны быть представлены копии отчета: представитель руководства по СМК, руководитель инструментально-заготовительного цеха.

Подписи:

Руководитель аудиторской группы:

(подпись) /Ю. Н. Евсеева/ 01.08.2018

Аудиторы:

(подпись) /Е. П. Артемов/ 01.08.2018

(подпись) /А. С. Клинкова/ 01.08.2018

Контрольный лист как основной инструмент аудитора

Основным рабочим документом аудитора является контрольный лист. Он представляет собой заранее составленный систематизированный перечень вопросов, ответы на которые позволят проверяющему получить полную и актуальную информацию о функционировании СМК в подразделениях.

Существующие стандарты не содержат конкретной формы этого документа, поэтому аудитор может подготовить его самостоятельно. Важно, чтобы форма контрольного листа позволяла вносить в него сведения, полученные в ходе аудита, и использовать их в процессе последующего анализа.

Цель использования данного документа — напоминание аудитору об информации, которую он должен получить, и фактах, которые должны быть исследованы в ходе проведения проверки. Кроме того, применение такого листа позволит аудитору оценить объем предстоящих работ, правильно распределить их во времени и закончить проверку в соответствии с заданными сроками.

Использование заранее подготовленных контрольных листов не должно оказывать влияния на проведение аудита. В том случае, когда ход проверки изменяется (например, если в процессе ее осуществления аудитор выявил подлежащие исследованию факты, проверка которых не была запланирована), в контрольные листы должны быть внесены соответствующие корректировки.

Рабочие документы и записи стоит сохранять до конца аудита. Если в них содержится информация, имеющая статус конфиденциальной, необходимо обеспечить им надлежащий уровень защиты от несанкционированного доступа.

Работа с несоответствиями, выявленными по итогам внутреннего аудита

Все несоответствия, выявленные по итогам проверки, должны быть задокументированы. Эта процедура предусматривает:

• обнаружение, идентификацию и регистрацию несоответствий;
• классификацию несоответствий по степени их значимости;
• составление протоколов несоответствий.

В протоколе о несоответствии указываются:

• время и место его обнаружения;
• содержание и значимость несоответствия;
• ссылка на нарушение определенного пункта стандарта предприятия или ГОСТа, выступающего в качестве критерия аудита.

Протокол несоответствия является источником информации для последующей разработки корректирующих и предупреждающих действий, позволяющих устранить выявленные недостатки.

Примеры несоответствий при внутреннем аудите СМК

Перечень несоответствий, которые могут быть выявлены в процессе внутреннего аудита, является обширным, т. к. характеристики любого процесса, протекающего в организации, могут полностью или частично не отвечать заданным стандартом критериям.

Приведем перечень основных критериев и наиболее часто встречающихся несоответствий им:

1. Ответственность руководства:

• не выполняется анализ СМК со стороны руководства;
• не доводятся до сведения работников политика и цели предприятия в области качества;
• отсутствует матрица распределения ответственности между сотрудниками.

2. СМК:

• отсутствует руководство по качеству;
• не зафиксированы документально процедуры СМК;
• не осуществляется процедура планирования качества.

3. Управление документацией:

• не реализуется процедура управления документацией;
• не установлен перечень документации и данных, подлежащих управлению;
• не выполняется процедура изменения документов и данных.

4. Управление продукцией, поставляемой потребителям:

• не выполняется процедура управления продукцией, поставляемой потребителям;
• не является мотивированным отсутствие таких процедур.

5. Управление несоответствующей продукцией:

• не осуществляется управление несоответствующей продукцией;
• отсутствует или находится в неподходящем месте изолятор брака;
• не осуществляется управление несоответствующей продукцией, находящейся в изоляторе.

6. Подготовка кадров:

• не документируются процедуры подбора и обучения персонала;
• в рабочей документации отдела кадров отсутствуют планы по повышению квалификации.

Содержание и пример отчета по внутреннему аудиту СМК

После окончания внутреннего аудита руководитель аудиторской группы составляет отчет по итогам проделанной работы.

Составление отчета об аудите обеспечивает:

1. Наглядность результатов проведенной проверки.
2. Возможность обобщения и анализа результатов всех аудитов, проведенных согласно действующей программе.
3. Упрощение процедуры подготовки и реализации корректирующих действий.

Форма такого отчета действующими стандартами не регламентирована, поэтому он может различаться, в зависимости от предприятия. В общем же виде отчет может выглядеть следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Представитель руководства СМК

АО «ФТОРОПЛАСТ»

(подпись) /Е. А. Мальченков/

14.08.2018

Отчет о результатах проведения внутреннего аудита

Регистрационный № 21 от 13.08.2018

Наименование процесса или вида деятельности: управление ресурсами для мониторинга и измерений, метрологическое обеспечение.

Наименование аудируемого подразделения: инструментально-заготовительный цех.

Дата аудита: 09.08.2018–10.08.2018.

Критерии аудита (обозначение документа или его разделов): п. 7.1.5 ГОСТ Р ИСО 9001-2012, СТО СМК 7.021-2017.

Цель внутреннего аудита: проверка и оценка соответствия установленным требованиям.

Руководитель аудиторской группы: Евсеева Ю. Н.

Аудиторы: Артемов Е. П., Клинкова А. С.

Результаты проверки

Объем выполнения аудита: полный.

Количество обнаруженных несоответствий: 0

Заключение по результатам аудита

Деятельность проверяемых подразделений соответствует установленным требованиям. Корректирующие действия не требуются.

Руководитель аудиторской группы:

(подпись) /Ю. Н. Евсеева/)

***

Итак, внутренние аудиты являются одним из главных инструментов оценки эффективности функционирования СМК. Проведение таких проверок позволяет руководству выявить несоответствия критериям аудита, заданным существующими стандартами, а также подготовиться к прохождению внешней проверки, проводимой в рамках сертификации производства. Проведение проверки осуществляется в соответствии с существующей программой аудитов на основании подготовленного руководителем аудиторской группы плана аудита. По итогам проверки составляется отчет об аудите, который содержит сведения о выявленных несоответствиях и (при их наличии) рекомендуемых корректирующих мероприятиях, направленных на их устранение.

Источник