Как составить отказное письмо

Такой официальный юридический документ, как отказное письмо, не может быть написан без специальных знаний в области юриспруденции и стандартизации. Написать отказное письмо довольно сложно при незнании элементарных правил деловой этики и делопроизводства. При необходимости написать его стоит обратить внимание на причины отказа и их изложение. Так, причины отказа должны соответствовать действительности и реальному положению вещей. Особое внимание уделяется аргументации в письме. Она, как правило, должна быть восходящей — аргументы должны преподноситься от менее сильного к более сильному.

Как составить отказное письмо

  • Бланк письма, перечень аргументов, грамотное построение письма, владение ведением делопроизводства.

Выбор стратегии написания отказного письма – это первое. Именно от этого во многом будет зависеть весь стиль письма. Он не должен представлять крайние варианты – извинительный или агрессивный. Оба эти варианта проигрышные. Они создают нежелание продолжения общения из-за некомпетентности его отправителя.

Начинать письмо нужно не с извинений и не с перечисления причин отказа. Один из вариантов начала – это перечисление причин или нормативных документов, по которым вы даете отказ.

Как составить отказное письмо

Приведение аргументов продумать нужно особенной тщательностью. От этого зависит не только состав информационной части. Все аргументы должны быть реальными. Лучше два раза повторить одно и то же разными словами. Не стоит использовать оценочную лексику. Это будет выглядеть предвзято

Стоит привести цитаты и выдержки из официальных документов. Это придаст статус обоснованности и сдержанности отказному письму.

Все приведенные факты должны быть подтверждены. При необходимости сказать что-то нелицеприятное стоит прибегнуть к вуалированию или некоторой подмене понятий. Любой бланк стоит заверить подписью директора предприятия и отдела.

Видео по теме

Обратите внимание
При составлении письма стоит руководствоваться юридическими документами и законодательными актами. Например, Трудовой кодекс, ГОСТы, нормы технического регулирования и квалификационный перечень. Вы можете использовать внутреннюю документацию менеджмента качества компании.

Полезный совет
Написать письмо стоит на качественном бланке, с использованием только качественной и продуманной системы аргументации. Проведение неоспоримого доказательства стоит подкрепить цитатами и обращениями к авторитетным источникам. Использовать личностные характеристики и личное мнение считается плохим тоном. Применение слишком длинных предложений и оценочной лексики будут служить доказательством некомпетентности и нерациональности.

Понравилась статья? Поделить с друзьями:


Adblock detector