Приказы о приеме на работу содержат сведения, касающиеся нескольких сотрудников и, как правило, бывают довольно объемными.
Поэтому для предоставления их в какую-либо организацию не копируют целиком, а делают выписку из приказа на определенного сотрудника….
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-96. Это быстро и бесплатно!
Содержание
Что такое выписка из приказа о приеме на работу?
Выписка — это такой же распорядительный документ, сохраняющий все реквизиты организации, но содержащий информацию только об определенном сотруднике.
Как правило, они могут потребоваться в государственные и муниципальные органы (например, для подтверждения стажа при оформлении пенсии) или же в другие органы и инстанции, возможно вышестоящие.
В каких случаях она делается?
В соответствии с частью 1 ст. 62 Трудового кодекса РФ работодатель в обязательном порядке должен предоставлять работнику копии всех документов, связанных с работой, в том числе и о приеме. Это делается по письменному заявлению работника в течение трех рабочих дней.
Если приказ сводный (касается нескольких сотрудников), то его текст будет содержать столько пунктов, сколько человек принимают на работу и иметь большой объем.
В этом случае нет никакой необходимости копировать его целиком, поэтому для экономии времени и сохранения корпоративной этики выписки делаются отдельно на каждого сотрудника.
Как правильно оформить?
Приказы о приеме на работу бывают двух видов: по основной деятельности и по личному составу. В зависимости от того, выдержку из какого приказа мы делаем, будет зависеть и оформление, хотя расхождения между ними незначительные.
«Шапка» выписки выглядит абсолютно так же, как и сам приказ. Она содержит следующие реквизиты:
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) располагается в верхней центральной части бланка в соответствии с уставом (положением организации).
Название организации. Это полное наименование, соответствующее учередительным документам организации. Сокращения не допускаются, кроме утвержденных аббревиатур. Если имеется вышестоящая организация, то ее сокращенное название (а при его отсутствии – полное) указывается на бланке выше наименования самой организации – автора документа.
Регистрационный номер. Он остается таким же, как и у приказа. Допускается
написание, как в печатном виде, так и от руки.
Датируется тем же числом, что и приказ.
Вид документа меняется. Слово «ПРИКАЗ» заменяется на «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА». Пишется по центру, заглавными буквами, точка не ставится.
Констатирующая часть. Если таковая имелась в приказе, то ее приводят полностью. В приказах по личному составу она отсутствует, поэтому пишется лишь слово «приказываю».
Распорядительная часть. В нее входят только пункты, касающиеся того сотрудника (сотрудников), на которого готовится выписка.
Указывается фамилия и инициалы, наименование должности лица, подписавшего приказ. Личная подпись не требуется.
Образец выписки из приказа о приеме на работу:
Скачать образец выписки из приказа о приеме на работу.
Заверяется выписка из приказа пометкой «Верно» и личной подписью уполномоченного сотрудника, как правило, это руководитель кадрового органа. Обязательными являются расшифровка подписи с указанием даты заверения.
Скачать бланк выписки из приказа о приеме на работу.
Должностное лицо пишет заверительную надпись от руки или же может воспользоваться специальным штампом, если таковой имеется.
Если документ предназначается для сторонней организации, то необходима печать. Ее оттиск должен захватывать подпись и фамилию должностного лица, заверяющего выписку из приказа.
Также на нейдолжна быть сделана отметка о том, что подлинник находится в данной организации. Для внутренней работы заверительная надпись печати не требует.
Срок действия и срок хранения
Нет никакого регламентирующего документа, который бы говорил о сроках действия выписок из приказа о приеме на работу, следовательно, они являются бессрочными.
Сроки хранения выписок из приказа о приеме на работу зависят от того, в каком деле они хранятся.
Так, например, в личных делах они будут храниться постоянно. Отдельно формировать дело с выписками не имеет смысла, так как уже имеется дело с самими приказами.
Итак, оформляя выписку из приказа о приеме на работу, следует быть очень внимательным, как и с любым кадровым документом. Но если соблюдать все нормы кадрового делопроизводства, то в этом нет ничего сложного.