Для возможности получения материальных ценностей с одной стороны соглашения в иную нередко достаточно будет и товарной накладной. Однако условия поставки нередко вынуждают формировать отдельный передаточный документ, который способен подтвердить не только факт перемещения продукции и финансовых средств, но и качественные характеристики отгруженных ценностей.
В таких ситуациях необходимо формировать акт приема-передачи товара, который позволяет фиксировать все существенные для сторон нюансы.
Содержание
Область применения
Осуществление приема продукции происходит исключительно по накладной, которая формируется по форме Торг-12. Документ подразумевает под собой тот факт, что весь указанный товар поставлен, и в полной мере соответствует отображенному в документации числу.
Одновременно с этим, могут возникать ситуации, когда фактическое число полученной продукции различается от того, что указано в договоре либо же пришел вовсе не тот товар, который необходим. А бывает и так, что груз бракованный.
Для возможности предъявления претензий непосредственному поставщику, все имеющиеся факты следует зафиксировать в надлежащем образе, а именно, сформировав акт приема-передачи с отображением всех имеющихся несоответствий.
Некоторые разновидности продукции (к примеру, оборудование) всегда подлежат передаче по акту по причине того, что это требует сам процесс их получения, а именно:
- визуальный осмотр;
- подтверждение работоспособности и так далее.
Если же продукция отправлена с целью дальнейшего хранения, то акт подлежит формированию исключительно для описания текущего состояния сдаваемых ценностей, а также определения условий содержания и назначения уполномоченных ответственных лиц.
Подписывая соглашение относительно будущей поставки, стороны имеют полное право добавить пункт об обязательном формировании документа о получении продукции в период ее фактического принятия.
Образец заполнения
Рассматриваемый документ продукции стандартно приложен к соглашению поставки в качестве неотъемлемой части. Типовая форма акта должна включать в себя такие сведения, как:
- наименование документа;
- время и место составления документа;
- сведения относительно сторон сделки с обязательными реквизитами, полными адресами и контактами;
- полные инициалы уполномоченных лиц, включая их паспортные сведения, и на каком основании они назначены представителями;
- номер и дату соглашения, на основании которого производится поставка;
- полный список передаваемых ценностей с отображением ассортимента и его объема;
- непосредственные характеристики продукции;
- суммарный размер по себестоимости;
- наличие либо же отсутствие дефектов товара;
- подробный перечень тех недостатков, которые были обнаружены;
- имеются претензии по завершению процедуры приема либо же нет.
По предварительному согласованию сторон в рассматриваемом документе могут отображаться и другие немаловажные вопросы, а именно:
- условия внесения оплаты поставляемой партии продукции (подразумевается полная оплата либо же частичная предоплата, осуществленные исчисления по завершению принятия продукции);
- период завершения исчислений товарной продукции, а также конкретных позиций в отдельных актах.
Дополнительно необходимо помнить о том, что допускать какие-либо ошибки в документе недопустимо.
Формирование
По причине того, что рассматриваемый акт является двусторонним документом, в нем обязательно должны быть отображены подписи уполномоченных лиц не только поставщика продукции, но и получателя, в чьи обязанности входит визирование передаточного документа.
В свою очередь подтверждением может выступать:
- нотариально заверенная доверенность, которая предоставлена рабочему непосредственным руководством компании;
- Приказ по вопросу назначения на должность с наличием прав действовать от лица компании;
- нотариально заверенное поручение, если речь идет о физических лицах, которые представляют одну из сторон сделки.
Для возможности документального оформления факта получения товара по подписанному договору необходимо будет:
- Скачать образец акта приема-передачи товара и привести его к четкому соответствию с предусмотренными условиями поставки (убрать лишние сведения, дополнить его недостающими пунктами, которые предусмотрены соглашением и так далее).
- По причине того, что прием продукции осуществляется в большинстве случаев в складских условиях, подготовленный документ необходимо будет распечатать в нескольких экземплярах для дальнейшего ручного отображения всех необходимых сведений.
- Осуществить все необходимые мероприятия, которые заключаются в визуальном осмотре, перерасчете, взвешивании (если в этом есть необходимость), сверке позиций и так далее. Перечень мероприятий напрямую зависит от разновидности товара и особенностей предусмотренных процедур приема либо же передачи.
- При наличии каких-либо дефектов необходимо в обязательном порядке их зафиксировать, причем в присутствии законных представителей стороны поставщика. Они подлежат отображению списком в акте.
- В обязательном порядке формулируется суть претензий. В том случае если они отсутствуют – необходимо это подтверждать в письменной форме: «претензий не имеем».
- Далее следует согласовать текст рассматриваемой документации, а после осуществить проверку достоверности указанных сведений.
- В обязательном порядке необходимо скрепить рассматриваемый документ подписями сторон и соответствующими печатями.
Документы для скачивания (бесплатно)
- Образец акта приема-передачи товаров
- Форма М-7
Необходимо помнить об одном немаловажном нюансе: допускать какие-либо неточности, помарки или опечатки в передаточной документации недопустимы. При выявлении какой-либо ошибки, документ обязательно подлежит немедленному переоформлению, прежде чем он будет подписан сторонами.
Рассматриваемый акт, который способен подтвердить факт получения продукции с какими-либо нарушениями либо же нареканиями, является основанием для формирования претензионного письма на юридический адрес непосредственного реализатора с требованием замены партии груза финансовой компенсации.
Что касается отправки некачественной партии продукции непосредственному поставщику, то она осуществляется по составленному акту возврата (формируемый по форме Торг-2) с обязательным отображением причины обратной отгрузки и подробным описанием всех выявленных изъянов.
В том случае если продукция была утеряна либо же повреждена в процессе транспортировки, вопрос относительно возмещения убытков должен быть решен на основании подписанного соглашения – предусмотрено в нем возмещение убытков в подобных ситуациях либо же нет.
Особенности составления
Ранее была рассмотрены варианты формирования передаточной документации в ситуации с прямой отгрузкой от реализации потребителю, в непосредственном регионе одной из сторон. Если в период доставки необходимой продукции было задействовано третье лицо, то оно автоматически относится к заинтересованной стороне.
Документацию на передачу продукции, которая находится на хранении в складском помещении посторонней компании, необходимо сформировать акт минимум в трех экземплярах, а именно:
- для непосредственного поставщика;
- для потребителя, который выступает заказчиком;
- для владельца складского помещения.
Другие дополнительные копии могут быть задействованы фирмами, которые выступают в роли непосредственного перевозчика либо же охранными организациями, которые были наняты на основании подписанного соглашения и так далее.
Отдельного внимания заслуживает вопрос относительно сдачи товаров с целью ответственного хранения. В такой ситуации в качестве рассматриваемого акта формируется документ по унифицированной форме МХ-1, который в обязательном порядке подлежит формированию обеими сторонами:
- владельцем продукции;
- представителями принимающей компании.
Если говорить об основании для помещения продукции на посторонний склад по праву считается соглашение об ответственном хранении, в котором отображается число и себестоимость передаваемого товара, суммарного количества поставок и иных немаловажных условий.
Законодательство РФ не предусматривает каких-либо требований к необходимости наличия рассматриваемого акта, при условии, что стороны обладают сформированной накладной на продукцию. Параллельно с этим, рассматриваемый документ при возникновении различных споров и дальнейших их разрешений в судебном органе обладает юридической силой.
Отказ от формирования
Если в процессе реализации продукции формируется накладная, то рассматриваемый документ оформлять нет необходимости. Действительно, допускается возможность не оформлять подобный акт относительно приема-передачи продукцию.
Одновременно с этим необходимо понимать, что рассматриваемый акт является своего рода единственной документацией, в которой отображены все без исключения характеристики продукции, включая и имеющиеся дефекты.
Параллельно все подобные сведения должны быть скреплены подписями уполномоченных представителей компании и соответствующими печатями. Иными словами, благодаря подобной документации стороны могут мирным путем урегулировать различные спорные ситуации. Причем с обычной накладной этот вариант вероятнее всего будет рассматриваться в судебном порядке.
Что такое акт приема-передачи и для чего он нужен? Подробности — на данном видео.
Источник: investim.info