Частью деловой культуры являются служебные записки. Все они носят исключительно информационный характер и создаются для осуществления деловых коммуникаций внутри одного предприятия. Записки могут быть использованы для решения многих производственных вопросов. В частности, в них открываются отношения между подразделениями одного предприятия. Это вид деловой корреспонденции, предназначенный для решения текущих вопросов в одной иерархических горизонтали.
Содержание
Особенности служебной записки
В своем большинстве служебные записки являются внутренними документами. Для ообщения с партнерами по бизнесу практикуются другие формы (например, деловые письма). Причем для внешних коммуникаций используются в обязательном порядке официальные фирменные бланки компании или предприятия. Кроме того, для общения с внешними партнерами составляются документы, на которых предполагается подпись руководителя.
Служебная записка, предназначенная для регламентации материальных, корпоративных или организационных вопросов структурных подразделений, не предполагает обращения собственно к работодателю. В ней должна освещаться сиюминутная ситуация с обязательным разъяснением причин, побудивших автора составить документ.
Кроме того, в служебной записке должна четко быть сформулирована просьба или предложения. Здесь же допускается перечисление желаемых действий для оптимизации той или иной производственной ситуации.
Подпись на служебной записке, предназначенной для внутренних коммуникаций, ставит только ее составитель. Как правило, это может быть начальник цеха, лаборатории или отдела, но может быть и рядовой сотрудник.
Если же составляется служебная записка на покупку канцтоваров, ее чаще всего подписывает материально ответственное лицо. Часто это бывает секретарь или иной представитель канцелярии.
Зачем нужна регистрация служебных записок
Деловая этика предполагает регистрацию служебных записок. Для этого каждой из них присваивается порядковый номер. Особенно это необходимо в том случае, если в записке речь идет о приобретение каких-либо материальных ценностей.
Например, служебная записка на канцтовары является поводом для выделения материальных средств из бюджета компании. Если впоследствии случится какое-либо несоответствие в бухгалтерских расчетах или обнаружатся неточности в расходных ведомостях, то «найти концы» можно будет только благодаря зарегистрированным служебным запискам.
Как правило, на предприятии для этого выделяется специальный журнал. Однако постепенно данная практика отходит в прошлое. В связи с повсеместной цифровизацией работы офисов целесообразнее выделить какую-то область на жестком диске компьютера либо «облачное» хранилище для размещения служебных записок. Они не будут занимать много места, поскольку это необъемные текстовые документы. Однако сам факт такого учета организует работу канцелярии в целом.
База электронных служебных записок заполняется достаточно быстро. В ежедневном документообороте учреждения, офиса или предприятия крутится очень много письменных обращений между цехами, отделами или подразделениями.
Образец служебной записки на приобретение канцтоваров
Канцелярские товары требуются ежедневно. Поэтому служебные записки на канцелярию находятся в постоянном документообороте.
Для полноценного функционирования офиса требуется достаточное количество:
- дыроколов;
- ручек;
- блокнотов;
- линеек;
- карандашей;
- тетрадей;
- альбомов;
- скотча;
- скрепок и прочее.
Материально ответственное лицо или тот же секретарь должен предварительно выявить — сколько и каких конкретно единиц необходимо закупить для офиса. Какие-то позиции являются наиболее востребованными, а с какими-то можно подождать.
Иногда проводится предварительная небольшая ревизия по комплектации канцелярии или секретарской на предмет наличия соответствующих принадлежностей. Не допускается закупка каких-то товаров впрок, на будущее. Все это требует определенных материальных расходов, а они, в свою очередь, не терпят никакой приблизительности.
Кроме того, до составления записки нелишним будет проинспектировать, в какой мере израсходованы прежние закупки. Возможно, канцелярские принадлежности, приобретенные в прошлом квартале или месяце, еще не израсходованы.
Например, пластиковые или металлические линейки не имеют срока годности, у них очень большой срок эксплуатационной пригодности. А скрепками и блокнотами служащие пользуются не так уж и часто в связи с переходом на электронный документооборот.
Иногда служебная записка является всего лишь дополнительным Приложением к официальному запросу на приобретение канцелярских товаров. Функциональная нагрузка этих двух документов практически одинаковая.
Их задача — поставить руководство перед фактом необходимости приобретения каких-то материальных ценностей. В отличие от заявки на приобретение канцелярских товаров записка содержит текстовую часть. В ней автор может письменно аргументировать необходимость приобретения тех или иных единиц.
Кроме того, для формирования заявки используется обычно утвержденный бланк. Служебная же записка пишется в произвольной форме. Тем не менее в повседневных офисных буднях выработалась определенная шаблонная практика составления записок.
В ней обязательно должны быть отражены следующие моменты:
Личные данные (фамилия, имя, отчество) и полное наименование должности адресата. Их указывают в дательном падеже. Они должны быть расположены сверху, справа.- Наименование документа — «Служебная записка».
- Дата и регистрационный номер.
- Подзаголовок. Дополнительная информация в предложном падеже конкретизирует содержание документа: «Служебная записка на закупку канцтоваров».
- Основная часть. Здесь детализируется актуальная ситуация на производстве и озвучивается конкретное предложение автора документа.
- Подпись автора.
- Личные данные и должность.
Служебная записка на канцтовары: образец
Заместителю директора школы
по хозяйственной части
Антоновой Г. П.
от 05.09.2018 г. № 125
Служебная записка
О закупке канцтоваров
Прошу приобрести дополнительно дляработыметодического кабинета школы следующие товары:
Заведующая учебной частью Подпись Болотова Т. С.
Скачать образец служебной записки на канцелярские товары.
Нельзя составлять служебную записку спонтанно. Она требует предельной точности от автора.
Источник: delatdelo.com