Акт сверки применим для проведения взаимных расчетных операций. Он представлен документом, в котором происходит отражение состояния по расчетам в рамках определенного периода времени между двумя сторонами (контрагентами). Невзирая на отсутствие в законодательстве требования об их составлении, делать это рекомендуется регулярно. Потому что такая сверка позволит предотвратить всевозможные ошибки, погрешности и помарки в составлении бухгалтерской и налоговой отчетности.
Акт также выступает в качестве свидетельства, связанного с признанием долгового обязательства контрагентом. С момента его оформления и подписи протекание срока давности по иску прекращается и начинает новый цикл.
Содержание
Понятие и порядок составления документа
Акт по сверке взаимных расчетных операций представляет собой бумагу, в рамках которой происходит отражение состояния взаиморасчетов между сторонами в рамках определенного временного периода. В соответствии с письмом Министерства Финансов №07-05-04/2 от 18 февраля 2005 года, форма действующего документа шаблонно не установлена, соответственно при необходимости организация имеет право разработки этих форм в самостоятельном порядке.
Составление этого письменного акта осуществляется бухгалтерским отделом предприятия в двух копиях. Немаловажную роль играет визирование посредством подписей и печатей участвующих сторон-составителей – главного бухгалтера, руководителя.
Бухгалтерский отдел получателя, которому поступил этот документ, обязуется обеспечить проверочные мероприятия относительно реестра операций, который содержится в акте, а затем внести в него персональные данные.
Если местами информация расходится, это фиксируется в завершающей части бумаги.
Акт снова подписывается, но уже другой стороной, затем скрепляется печатью. Один документ остается на месте, а другой направляется партнеру, выступающему в качестве инициатора сверки.
Уклонение от подписания этой бумаги выступает в качестве основательной базы для возникновения судебного разбирательства, если претензии, предъявляемые контрагентом, предполагают наличие доказательной базы. Некоторыми организациями происходит указание сроков, на протяжении которых требуется отправка подписанного документа или возврат долгового обязательства. Судом не принимаются эти нарушения, если их прописывание в договоре отсутствует.
Если одна из сторон отказывается от исполнения собственных обязательств, акт начинает выступать в качестве приложения к судебному иску наряду с иными доказательствами формирования долга.
Более того, акт сверки может выступать в качестве основания для прерывания срока исковой давности, ведь общий период равняется трем годам. Если до его истечения должник проставит свой штамп и «автограф», это будет свидетельствовать о признании долгового обязательства. Произойдет прерывание срока исковой давности, и он станет начисляться заново с момента, когда акт будет подписан должником, о чем свидетельствует ст. 203 Гражданского кодекса РФ.
Если между организациями сложились дружелюбные отношения, подразумевающие отсутствие имущественных споров, документ носит строго технический характер и подлежит подписанию главными бухгалтерами, работающими в обеих фирмах.
Протокол разногласий: что это, образец
Тяжбы в судебных инстанциях, которые связаны с долговыми обязательствами, возникают в ходе повсеместного сотрудничества организаций. Если в определенных сведениях и материалах наблюдаются несовпадения, есть вероятность оформления протокола разногласий.
Данный акт способствует акцентированию внимания на предмете, вокруг которого образовался спор, но является необязательным. Тем не менее, его составление приводит к значительному упрощению разрешения спорных моментов.
Практика показывает, что наиболее рациональным и целесообразным составление этого типа документации является в следующих случаях:
- когда стоимость реализуемых товарных позиций чрезмерно высока;
- в случае обширного ассортимента предлагаемых товарных позиций;
- при превышении объемов реализации определенных значений;
- в процессе составления отчетностей для органов статистики и руководства.
В целях удобства контрольных мероприятий составление актов сверки может производиться по различным взаимоотношениям контрагентов и отдельным соглашениям. Если ведение этого документа обеспечивается одновременно, это создает надежный механизм для упрощения взаимных расчетов. Форма данного документа носит неунифицированный характер и подлежит разработке силами предприятия на базе персональных требований руководящего звена.
Что указывать в сопроводительном письме
Сопроводительное письменное уведомление к рассматриваемому документу является элементом деловой этики. Невзирая на отсутствие в законе обязательства по его составлению, наличие такой бумаги выступает в качестве хорошего тона и приводит к формированию положительной репутации организации, определяя ответственное лицо.
В львиной доле практических ситуаций формирование этих документов производится в бухгалтерском отделе, и нередко они отправляются контрагенту. Отправка может быть осуществлена иными работниками, к которым относятся, например, курьеры, секретари, администраторы.
Исполнителем в адрес контрагента может быть направлен этот документ и без присутствующего письма сопроводительного типа, но это возможно и допустимо лишь в той ситуации, если уточнение – постоянный элемент в документообороте.
Желательна разработка образца этого документа в рамках конкретной организации, что позволит сотрудникам использовать единую утвержденную форму.
В нем может быть отображен предпочтительный способ, посредством которого будет происходить получение ответа. Чтобы составить эту бумагу, необходимо владение информацией о следующих реквизитах:
- конкретное должностное лицо в организации контрагента, владеющее полномочиями;
- актуальные данные адресата;
- реквизиты фирмы-отправителя;
- причина осуществления проверочных мероприятий.
Оформление взаиморасчетов
Невзирая на присутствие в этих документах характерных реквизитов, они не выступают в форме первичных бумаг и не подлежат отражению в специальном перечне в рамках ФЗ№402. Но оформление должно быть осуществлено так, чтобы в случае формирования разбирательств судебного характера, они могли стать явным подтверждением нарушений. Правильно составленный протокол должен содержать следующие моменты:
- временной интервал проведения проверочных мероприятий;
- реквизиты, принадлежащие контрагентам (непосредственно сторонам соглашения);
- данные о соглашении, на основании которого наблюдается сотрудничество;
- ФИО сотрудников, являющихся ответственными за составление документа.
- расчетные данные обеих сторон;
- дата, в которую происходит составление, и место.
Нюансы при разных договорах
Поскольку в современной деловой практике фигурирует несколько форм и видов договоров, акты сверки тоже составляются в различных типах, исходя из варианта соглашения.
- По договору аренды. Документ наряду с классическими реквизитами содержит несколько групп данных по арендатору и арендодателю. В первом случае указывается период оплаты, сумма платежей, подтверждающие документы и размеры. Во втором – те же самые данные, но для лица, предоставляющего объект аренды.
- По договору поставки. Для грамотного составления документа требуется указание в нем следующих данных: стороны договорного соглашения, реквизиты поставщика и получателя, первичные подтверждающие документы, итоговые выводы о величине, составляющей стоимость документа, комментарии и подписи с печатями.
Аналогичные документы составляются по иным видам договоров (гражданско-правовой, купли-продажи и т. д.).
Как подписывается документ
Как уже говорилось, подписание этого документа – прерогатива главных бухгалтеров отделов, принадлежащих сторонам соглашения, и руководителей. Даже если возникли разногласия, и директор отказался подписывать документ, «автографа» бухгалтера достаточно для обеспечения доказательной базы.
Подробнее о составлении акта сверки смотрите ниже на видео.
Источник: investim.info