Содержание
Понятие бланка строгой отчетности (БСО)
Под бланками строгой отчетности в широком смысле этого слова понимаются любые формуляры, имеющие серию, номер и используемые друг за другом по порядку. Например, это могут быть бланки лицензии, удостоверения, нотариальные доверенности или первичные учетные документы. Использование последнего варианта мы и будем рассматривать далее.
Первичный учетный документ (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ) отражает любой экономический факт жизни предприятия. Причем для каждого события применяется свой образец со своим названием. В частности, к категории, объединенной названием «бланки строгой отчетности», относятся квитанции, билеты, путевки и т. п.
Таким образом, бланк строгой отчетности в рамках нашей темы — это первичный учетный документ, отражающий факт экономической деятельности предприятия. Его применяют как юридические лица, так и индивидуальные предприятия. При этом никаких отличительных особенностей, зависящих от статуса пользователя, законодательством не предусмотрено.
Признаки бланка строгой отчетности, отличающие его от кассового чека
Так как БСО является первичным учетным документом, то его использование должно быть связано с какими-то финансовыми движениями общества. Действительно, рассматриваемый нами акт используется в сфере наличных расчетов, которая регулируется:
- законом «О применении контрольно-кассовой техники…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ (далее — закон № 54-ФЗ);
- постановлением Правительства РФ «О порядке осуществления наличных денежных расчетов…» от 06.05.2008 № 359 (далее — постановление № 359).
Однако при наличных расчетах используются и кассовые чеки. Чем же отличаются эти документы первичного учета?
Бланк строгой отчетности обладает следующими признаками:
- Применяется только при расчетах с гражданами, так как в финансовых операциях между организациями фигурируют иные документы.
- Подтверждает оплату услуг, т. е. при продаже товара его выдать не могут.
- Сопровождает расчет, который не оформляется с помощью контрольно-кассовой техники.
Когда применяются БСО?
Как говорилось выше, БСО используются тогда, когда общество освобождается от обязанности применять кассу и когда речь идет об оказании услуг. К таким случаям, в силу п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ, п. 2 ст. 346.26 НК РФ и постановления № 359, относятся:
- перевозка пассажиров и грузов;
- услуги по обеспечению общественного питания;
- бытовые услуги (ремонт обуви, изготовление ключей и др.);
- ветеринарная деятельность;
- социальная помощь (присмотр за детьми, инвалидами, больными, престарелыми людьми);
- помощь по хозяйству (распиловка дров, вспашка земли);
- услуги носильщика;
- услуги учреждений культуры;
- деятельность парковок и стоянок;
- ремонт транспортных средств и автомойка;
- рекламные услуги;
- гостиничный бизнес.
Данная преференция действует до 1 июля 2018 года, а для ООО, оказывающих услуги из пунктов 1, 3, 4, 10, 11, 12, — до 1 июля 2019 года (пп. 7 и 7.1 ст. 7 закона «О внесении изменений…» от 03.07.2016 № 290-ФЗ). Подробнее об этом можно прочитать здесь.
Изготовление и приобретение формуляров
Бланк строгой отчетности для ООО, согласно разъяснениям Минфина РФ (информационное письмо Минфина РФ «О порядке утверждения…» от 22.08.2008), формируется компанией самостоятельно и не требует утверждения в каком-либо органе. Главное, чтобы документы содержали все необходимые реквизиты (о них мы расскажем позже).
Однако есть перечень услуг, оказание которых организация может сопровождать только специально принятыми соответствующими органами формулярами. К таким случаям относятся:
- железнодорожные перевозки (приказ Минтранса России от 21.08.2012 № 322);
- демонстрация фильмов (приказ Минкультуры России от 08.12.2008 № 231);
- деятельность учреждений культуры (приказ Минкультуры РФ от 17.12.2008 № 257);
- услуги парковок (приказ Минтранса России от 24.06.2014 № 166).
БСО предприятие получает двумя путями:
- Формирует и распечатывает с помощью специальной автоматизированной системы, которая не нуждается в налоговой регистрации. Она должна иметь защиту от проникновения посторонних и хранить данные о бланке и манипуляциях с ним не менее 5 лет. Информацию из данной системы могут запросить налоговые органы.
- Приобретается/заказывается по образцу в типографиях или розничной сети. Здесь важно, чтобы на каждом документе была прописана информация об изготовителе (наименование, ИНН, адрес), номере, тираже и годе выполнения заказа. Просто распечатывать формы на принтере нельзя.
Содержание и заполнение бланков
Так как БСО являются первичными учетными документами, они должны включать следующие реквизиты:
- название формуляра (квитанция, абонемент, билет и т. д.), его номер и серию;
- полное наименование ООО, ИНН и адрес;
- сведения об услуге;
- информацию о цене;
- размер оплаты наличными и через платежные карты;
- дату расчетов и заполнения бланка;
- должность, Ф. И. О. полностью и подпись ответственного лица.
Также документ может содержать иные необходимые компании пункты.
При составлении документа поставщик должен обеспечить сохранение хотя бы 1 копии или отрывной части бланка. В процессе использования не допускаются исправления и помарки. Испорченный формуляр перечеркивается и оставляется в книге учета бланков за соответствующий день.
Положениями п. 20 постановления № 359 предусмотрены два порядка оформления платежной процедуры.
При монетизированной оплате:
- Полностью заполняется формуляр, кроме графы с личной подписью ответственного лица.
- Происходит передача денег с озвучиванием суммы.
- Подписывается документ и выдается потребителю вместе со сдачей.
При оплате картой:
- Клиент подает карту.
- Поставщик заполняет бланк до личной подписи.
- Производится платеж.
- Ставится подпись, документ передается вместе с картой гражданину.
Учет, хранение и утилизация первичных документов
С лицом, отвечающим за получение, выдачу, учет и хранение БСО, а также расчеты с гражданами, общество заключает договор о полной материальной ответственности (п. 14 Постановления № 359).
Поступившие формы сначала проверяют по номерам и серии. Если замечаний нет, подписывается акт приемки с указанным выше сотрудником. Хранятся документы в сейфе, шкафу или ином месте, недоступном для третьих лиц. В конце рабочего дня место хранения опечатывается или опломбируется.
Для учета бланков в ООО заводится книга учета. Все страницы в ней нумеруются и прошиваются с заверкой подписью руководителя, главного бухгалтера и печатью. Учет ведется по названиям, серии и номерам документов.
Использованные копии или отрывные части бланков помещаются в мешки и опечатываются. В таком виде документы хранятся не менее 5 лет, после чего уничтожаются с составлением соответствующего акта.
***
Итак, для ООО бланки строгой отчетности допустимы к использованию только в процессе предоставления услуг гражданам. Образцы БСО устанавливаются или выбираются компанией самостоятельно, за исключением предприятий, работающих в определенных сферах. Учет, хранение и применение бланков поручается сотруднику только после заключения с ним договора о полной материальной ответственности. Правильность использования БСО могут проверить налоговые органы. При этом особое внимание обращается на наличие подписей, печати общества, отсутствие исправлений и совпадение сумм в корешках и кассовых книгах.